Gestionnaire administratif de formation F/H (réf. FDL2)
Référence : 2025-1916159
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
- Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Gestionnaire administratif de formation F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
CDD de 6 mois.
Prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2025.
Mission :
Rattaché.e à la responsable du service, le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par la programmation, l’organisation et le déploiement d’actions de formation à destination de l’ensemble des personnels de Sorbonne Université.
Activités principales :
Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique
- Organiser les formations :
- Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d’inscriptions
- Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paperboard, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
- Envoi des convocations par mail
- Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires
- Lien avec le service financier pour les engagements financiers
- Évaluation des sessions
- Saisie des présences et envoi des attestations de présence
- Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l’établissement
- Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l’interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation
- Gérer et suivre la boite mail partagée du bureau
- Gérer quotidiennement le système d’inscription dématérialisé
- Mettre à jour le site intranet selon l’actualité formation
Participation aux activités transverses du service :
- Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l’activité du bureau
- Proposition d’amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
- Accueil et conseil auprès des agents et des responsables de service
- Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs
- Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté
Interactions avec notamment :
- Les responsables de structure de l’université et des facultés
- Les agents de Sorbonne Université
Encadrement : Non
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Connaissance de l’environnement professionnel, de l’organisation de la Fonction publique, de l’Enseignement supérieur et de l’université
- Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur
- Savoir situer les activités du bureau au sein de la DGSA Ressources humaines, financières et fonctions supports, de l’université et des facultés
Savoir-faire :
- Avoir le sens de l'organisation et de la planification
- Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
- Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation (LAGAF)
- Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Maîtriser des aspects techniques et réglementaires lié à l’activité du service
- Savoir prendre en compte les demandes et y apporter les réponses appropriées
Savoir-être :
- Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité
- Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
- Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l’organisation
- Savoir travailler en équipe, sens relationnel
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Avoir le sens du contact et des relations humaines
- Être polyvalent et posséder des capacités d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le poste est à pourvoir à la Direction du Développement des Compétences (DDC).
Le service de la formation des personnels soutient la politique RH déployée par Sorbonne Université et s’inscrit dans les objectifs de la direction du développement des compétences afin de construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université.
Le service de la formation des personnels a pour mission de soutenir la politique RH déployée par l’Université et notamment de s’inscrire dans les objectifs de la Direction du développement des compétences. C’est dans ce cadre que les axes de travail privilégiés sont :
- De construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université
- De mettre en place et déployer un accompagnement spécifiquement dédié aux publics prioritaires à savoir les agents en difficulté
et les enseignants chercheurs
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 75005 Paris
À propos de l'offre
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CDD de 6 mois.
Prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2025.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence FDL2 à l'adresse mail : recrutement@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de formation
