Gestionnaire administratif de formation
Référence : 2025-1941763
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 26772 et 36504 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Rifseep 2
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Responsable de la mise en œuvre et du suivi des formations du domaine "Bureautique":
· Organiser la planification des actions de formation semestrielles en lien avec l’adjointe à la cheffe de service et le prestataire ; être l’interlocuteur privilégié des agents et des formateurs tout au long des sessions
· Créer et diffuser les avis de stages tout au long de l’année dans le cadre du plan de formation
· Gestion des actions de formation : création des sessions dans le logiciel dédié, réservation des salles, gestion des inscriptions, réception et traitement des demandes, suivi du volume d’inscription et arbitrage, envoi des convocations, contacts avec les intervenants et accueil des participants, enregistrement des intervenants dans l’outil dédié en amont des formations, édition des émargements, évaluation des actions, saisies des présences et réalisation des sessions dans le logiciel dédié
· Gestion financière des actions de formation : préparation des demandes d’engagement à partir des éléments fournis par les organismes de formation (convention, devis, bon pour accord…), constatation des services faits.
- Responsable du suivi des procédures de remboursement des frais d’inscription :
· Diffuser les informations relatives aux campagnes de remboursement des frais d’inscriptions universitaires et au cours d’initiation à l’histoire générale de l’art de l’Ecole du Louvre, en lien avec la cheffe de service (avis de stages, brèves sur l’intranet)
- Assurer le traitement des dossiers de demande de remboursement (vérification de la complétude des dossiers, transmission au service financier)
- Responsable du suivi des demandes de mission en lien avec les formations :
· Transmettre au service financier les demandes d’ordre de mission après vérification de leur conformité
· Assurer le suivi budgétaire des frais relatifs à ces missions
- Participation aux activités transverses du service :
· Collaboration avec les responsables de développement des compétences sur certaines actions de formation : appui administratif et logistique (notamment pour les formations obligatoires en hygiène et sécurité « Evacuation et utilisation des moyens de secours » et « Gestes qui sauvent »), traitement des dossiers de vacation des formateurs internes et externes
· Participation à la gestion administrative des stages en appui à la responsable du pôle « Accueil des stagiaires » : traitement des candidatures et suivi des dossiers des stagiaires « école »
· Participation à l’organisation des journées d’accueil des nouveaux arrivants
Gestion du secrétariat du service : accueil et information téléphoniques, gestion du courrier, gestion des fournitures de bureau, commandes des calendriers, réservation de salles de réunion, enregistrement des visiteurs extérieurs, suivi et correction des anomalies dans le logiciel de gestion du temps de travail.
Profil recherché
Savoirs :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
- Connaissance des règles et procédures relatives à la formation professionnelle
- Connaissance des méthodes en ingénierie pédagogique (présentiel, distanciel, hybride)
- Très bonne expression écrite et orale
Savoir-faire :
- Organiser la logistique des sessions de formation
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions de formation
- Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des données et/ou des informations
- S’adapter à différents types d’interlocuteurs internes et externes
- Rechercher de l’information et l’expliquer aux interlocuteurs
- Accompagner et assister les agents ou les services utilisateurs
- Savoir rendre compte de son activité
- Grand sens de l’organisation, savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais et des objectifs
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Utiliser les outils bureautiques et applications informatiques
Savoir-être
- Sens du travail en équipe, dynamisme et aptitudes relationnelles
- Intérêt pour l’innovation, la simplification et la modernisation de l’action publique
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Capacité d’adaptation
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
Le service Développement des compétences, au sein de la direction déléguée aux ressources humaines est composé de 11 agents
À propos de l'offre
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- Archivage des dossiers du service, en lien avec la mission Gestion de production documentaire et archives
- Participation éventuelle aux permanences de service public au CDIP
- Accueil des formateurs venant de l’extérieur à l’ouverture de la bibliothèque -
L. 332-1
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de formation
