Gestionnaire administratif de l'Ecole Doctorale SMEMAG (F/H)
Référence : 2026-2229336
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : CentraleSupelec
- Localisation : Gif sur Yvette
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur de L’Ecole Doctorale SMEMAG, vous l’assisterez ainsi que les doctorants dans l’organisation et la gestion de l’ED. Votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l’ED et communication de l’ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d’une école doctorale en appliquant des procédures dédiées.
Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d’informations en assurant rôle d’interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.
Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat.
A ce titre, les activités principales seront les suivantes :
Appui à la direction de l’ED
· Être l’interlocuteur privilégié des services supports de l’école ;
· Gestion de l’agenda du Directeur ;
· Organisation logistique des temps forts de l’ED (Journée de Rentrée, Conseils de l’ED, Comités de Direction, Réunion avec les directeurs d’Unité de recherche) : réservation des salles, commande du repas, information par mail, mise à jour des supports, définition des « Ordre du jour » en concertation avec le directeur de l’ED… ;...
Appui au pôle « Fluides, Energétique, Procédés » dans la gestion opérationnelle du recrutement des doctorants
· Organisation des auditions de recrutement en thèse et inscriptions en 1ère année de thèse (environ 50 nouveaux inscrits en 2025/2026) ;
· Réinscription annuelle des doctorants du pôle fluide (environ 100 entretiens en 2025) de l’Ecole doctorale SMEMAG et planification des entretiens de réinscription avec le directeur du pôle fluide de l’ED ;
· Suivi plus approfondi des doctorants rencontrant des difficultés ;
· Accompagnement, réponses aux questions et conseils aux doctorants et aux directeurs de thèse dans les démarches tout au long de la thèse ;
· Accompagnement des doctorants et des directeurs de thèse dans les démarches liées à la soutenance : conseils pour la constitution du jury, les procurations pour membres du jury en visio-conférence, récupération des documents originaux de soutenance, suivi des dépôts de manuscrit définitifs et des demandes de fabrication de diplômes ;
· Validation ou non des formations hors catalogue : vérification des formations obligatoires, alerte pour insuffisance de formations.
Appui à la Maison du Doctorat de l’Université Paris-Saclay
· Relayer les informations de la Maison du Doctorat ;
· Archivage des documents originaux de soutenance ;
· Remontée des données statistiques de l’ED (enquête SIREDO, IPDoc…), fiabilisation des données dans les fiches ADUM ;
· Participation et contribution à la Cérémonie de Remise de Diplôme annuelle organisée par la Maison du Doctorat.
Le détail des missions est disponible sur notre site internet.
Profil recherché
Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d’un environnement institutionnel d’une Grande Ecole.
Vous disposez d’une bonne compréhension de l’organisation du doctorat, du fonctionnement d’une école doctorale, au sein d’une Université, d’un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel.
Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils spécifiques dédiés à la gestion administrative et financière (pour notamment assister les utilisateurs) et enfin, le pack Office.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.
Une pratique professionnelle de l’anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Formations générales, Comptabilité, gestion, Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi, Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique, Informatique, traitement de l'information, réseau de transmission des données
Langues
- Anglais Autonome
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l’Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l’Ecole supérieure d’électricité (Supélec).
CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.
CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.
CentraleSupélec rassemble 4750 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 490 personnels non enseignants.
Membre fondateur de l'université Paris-Saclay, 13 -ème rang au classement de Shanghai en 2025, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.
Descriptif du service
L’Ecole Doctorale
Les 21 écoles doctorales de l’Université Paris Saclay, dont est membre CentraleSupélec, organisent le doctorat. En relation avec les laboratoires de recherche qui accueillent les doctorants, elles sont chargées de l’inscription et de la réinscription du doctorant ainsi que le suivi du travail du doctorant, en soutien au directeur de thèse.
L’école doctorale SMEMAG rassemble notamment les doctorants travaillant dans le domaine des Sciences Mécanique, de l’Energie et des Matériaux pour l’Ingénierie (SMEMAG).
Elle se positionne autour d’équipes de recherche ayant une démarche qui s’inscrit dans un échange permanent entre modélisation, simulation numérique, expérimentation, conception, et optimisation de systèmes dans un contexte industriel, environnemental, et sociétal où de nombreux défis sont à relever tant sur le plan fondamental que du point de vue applicatif.
À propos de l'offre
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Lieu de travail : Campus de Gif-sur-Yvette.
Date de début : Dès que possible en fonction des périodes de préavis.
Statut : Titulaire ou Contractuel de droit public – Catégorie A.
Nature du contrat : CDI à temps plein si Contractuel de droit public.
Rémunération : Grille indiciaire de la fonction publique et selon l’expérience.
Transport : RER B gare Le Guichet et navettes régulières. Mise en service de la ligne 18 à partir de 2026 (interconnexion RER B et ligne 14 à terme). Possibilité de disposer d’une place de parking pour un véhicule personnel.
Rejoindre CentraleSupélec, c’est devenir acteur d’une institution d’excellence reconnue dans le monde entier, au cœur des avancées en recherche appliquée et en innovation. C’est évoluer dans un environnement stimulant, multiculturel et collaboratif, où chaque talent contribue concrètement aux projets stratégiques et à la construction de l’École de demain.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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Vacant à partir du 20/03/2026
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Gestionnaire de scolarité
