Gestionnaire administratif des tiers-lieux d’expérimentation F/H
Référence : APHP_DRCI-9977
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions générales :
· Assurer la gestion des commandes pour les tiers-lieux d’expérimentation : bons de commande, suivi, conseils sur les achats, demande de mise en paiement des factures selon les règles de la comptabilité publique et le respect du Code des Marchés publics.
· Assurer l’instruction des dossiers de frais avancés et de remboursement de frais de mission pour les agents de tiers-lieux d’expérimentation
· Validation des conventions de prestation auprès des partenaires et émission des titres de recettes
· Emission de titres de recettes auprès des partenaires des tiers-lieux d’expérimentation
· Contrôle de la bonne affectation budgétaire des recettes et des dépenses de chaque tiers-lieux d’expérimentation
Missions permanentes :
· Vérifier les demandes d’achat
· Faire viser chaque demande d’achat par les acteurs concernés
· Faire la demande de création des fournisseurs dans le fichier central AP-HP, SAP
· Etablir les bons de commandes dans le progiciel SAP
· Faire signer le bon de commande
· Adresser le bon de commande aux fournisseurs
· Suivre le bon de commande, contrôler le service fait et enregistrer la facture
· Relancer les fournisseurs pour s’assurer que les commandes sont bien enregistrées
· Participer à la procédure de clôture de l’exercice, en suivant la récupération des bons de livraison
· Traiter les dossiers de frais de mission, de frais avancés et de déplacement (via le progiciel dédié)
· Suivre les commandes et toutes autres informations, correspondantes pour chaque commande
· Créer, classer et assurer l’archivage des dossiers de commande
· Relire et compléter les conventions de prestation avec les partenaires des tiers-lieux d’expérimentation
· Emettre les titres de recettes liés à ces conventions
· Demander la création des éléments d’OTP dans SAP
· Utiliser le logiciel easydore pour les données RH
· S’assurer de la bonne affectation budgétaire des personnels payés sur les fonds des tiers-lieux d’expérimentation
· Faire des points réguliers avec les animateurs des tiers-lieux pour être en mesure de traduire dans les circuits d’achats et de dépenses les actions menées et de les conseiller sur les procédures à suivre
· Veiller à l’adéquation du fichier structure et des bonnes affectations dans SAP, en lien avec la responsable structure de la DRCI, pour que la montée en charge de l’activité des tiers-lieux d’expérimentation se traduise de façon cohérente dans le système d’information budgétaire et financier
Missions spécifiques :
· Autres missions à la demande du responsable
Profil recherché
Connaissances particulières :
Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l’institution AP-HP
Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, notamment Excel, et Access)
Particularités du poste :
· Une connaissance de l’outil SAP ou d’un autre outil de comptabilité est souhaitable (formation à l’outil SAP possible)
· Une connaissance des outils informatiques est souhaitable, notamment Excel
· Pour les personnes non formées et/ou ne connaissant pas le logiciel SAP, une formation interne par le responsable pourra être délivrée, puis une formation institutionnelle dans un deuxième temps
Qualités professionnelles requises :
Curiosité pour l’innovation et l’accompagnement du changement
Capacité à interagir avec des acteurs ne connaissant pas le secteur hospitalier ni la comptabilité publique
Réactivité, dynamisme,
Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
Capacité à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité
Capacité à mettre en œuvre des procédures simples
Capacité rédactionnelle, afin de répondre par mail à des demandes simples
PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises : NA
EXPÉRIENCE REQUISE
Expérience dans un secteur financier ou dans la comptabilité ou dans le domaine informatique
ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE
• Les missions du poste s’adapteront aux évolutions des entités accompagnées par la DRCI, de nombreuses missions d’évolution étant possibles, notamment pour assurer le suivi budgétaire des projets concernés (recettes, suivi des dépenses, bilans intermédiaires et bilan final)
GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ
• Travail sur écran
À propos de l'offre
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
