Gestionnaire administratif des tiers-lieux d’expérimentation F/H

Missions générales :
·         Assurer la gestion des commandes pour les tiers-lieux d’expérimentation : bons de commande, suivi, conseils sur les achats, demande de mise en paiement des factures selon les règles de la comptabilité publique et le respect du Code des Marchés publics.
·         Assurer l’instruction des dossiers de frais avancés et de remboursement de frais de mission pour les agents de tiers-lieux d’expérimentation
·         Validation des conventions de prestation auprès des partenaires et émission des titres de recettes
·         Emission de titres de recettes auprès des partenaires des tiers-lieux d’expérimentation
·         Contrôle de la bonne affectation budgétaire des recettes et des dépenses de chaque tiers-lieux d’expérimentation

Missions permanentes :

·         Vérifier les demandes d’achat
·         Faire viser chaque demande d’achat par les acteurs concernés
·         Faire la demande de création des fournisseurs dans le fichier central AP-HP, SAP
·         Etablir les bons de commandes dans le progiciel SAP
·         Faire signer le bon de commande
·         Adresser le bon de commande aux fournisseurs
·         Suivre le bon de commande, contrôler le service fait et enregistrer la facture
·         Relancer les fournisseurs pour s’assurer que les commandes sont bien enregistrées
·         Participer à la procédure de clôture de l’exercice, en suivant la récupération des bons de livraison
·         Traiter les dossiers de frais de mission, de frais avancés et de déplacement (via le progiciel dédié)
·         Suivre les commandes et toutes autres informations, correspondantes pour chaque commande
·         Créer, classer et assurer l’archivage des dossiers de commande
·         Relire et compléter les conventions de prestation avec les partenaires des tiers-lieux d’expérimentation
·         Emettre les titres de recettes liés à ces conventions
·         Demander la création des éléments d’OTP dans SAP
·         Utiliser le logiciel easydore pour les données RH
·         S’assurer de la bonne affectation budgétaire des personnels payés sur les fonds des tiers-lieux d’expérimentation
·         Faire des points réguliers avec les animateurs des tiers-lieux pour être en mesure de traduire dans les circuits d’achats et de dépenses les actions menées et de les conseiller sur les procédures à suivre
·         Veiller à l’adéquation du fichier structure et des bonnes affectations dans SAP, en lien avec la responsable structure de la DRCI, pour que la montée en charge de l’activité des tiers-lieux d’expérimentation se traduise de façon cohérente dans le système d’information budgétaire et financier
Missions spécifiques : 
·         Autres missions à la demande du responsable