Gestionnaire administratif et communication (F/H)

o    Assurer une veille permanente sur les appels à projets des politiques publiques, piloter et participer à la rédaction de leur réponse

o    Accompagner le délégué et son adjointe sur les projets de transformation de la délégation

-        Concevoir des outils et supports d’information et de communication, y compris numériques.

-        Assurer un rôle de conseil en matière de communication.

2.      Réalisation et mise en œuvre de missions de gestion administrative courante en faveur des agents de la délégation

-        Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d’attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux ;

-        Gestion des rendez-vous médicaux des agents dans le cadre de la médecine de prévention (planification des rendez-vous, convocations, fiches de préconisation etc.) ;

-        Gestion administrative courante : numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation ;

-        Traitement du courrier : courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis ;

-        Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi) ;

-        Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers ;

-        Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID et ODIN ;

-        Gestion des déplacements des agents de l’ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais) ; Cette tâche implique également, en chaque début d’année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire.

-        Gestion des fournitures administratives ;

-        Recensement des matériels en stock y compris ceux liés à l’actualité sanitaire ;

-        Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs ;

-        Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d’ordre budgétaire)