Gestionnaire administratif et financier formation continue et apprentissage
Référence : 2024-1530694
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale d'Ingénieurs de Tarbes
L'Université de technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. - Localisation : 47 avenue d'Azereix 65016 TARBES
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de sa responsable hiérarchique, l’agent assurera les missions générales suivantes :
Accueil, information :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) dans le cadre du développement de la Formation Tout au Long de la Vie
- Analyser les demandes de formation et identifier les dispositifs de formation professionnelle et de financement appropriés à la situation du stagiaire
- Informer précisément tout candidat sur l'élaboration de son projet de formation professionnelle continue ou d'alternance (financement, rémunération, particularités contractuelles, aides financières, ...)
- Informer et accompagner les candidats dans leur procédure VA85/VAPP, mais également VAE
Gestion administrative des activités du service :
- Collecter des informations auprès des responsables pédagogiques
- Collecter et valider les calendriers de chaque formation proposée en formation continue et en alternance
- Etablir des devis et montages de dossiers de demandes de financement
- Editer et contrôler les contrats d’alternance, de formation continue et les conventions avec les partenaires
- Accompagner les employeurs dans leur démarche et sur le montage de leur dossier de financement : OPCO, CNFPT, ANFH, …
- Inscrire administrativement les apprenants sous les logiciels dédiés
- Editer les attestations de fin de formation et les certificats de réalisation
- Etablir les feuilles d'émargement mensuelles en adéquation avec le calendrier de la formation, les réceptionner signées et les classer
- Maintenir à jour les dossiers et fichiers des apprenants
- Alimenter des bases de données
- Répondre aux enquêtes
- Participer, à la demande, à toute autre activité du service
Gestion financière des activités du service :
- Récupérer sur les espaces numériques des financeurs les accords de financement et les contrôler
- Emettre les titres de recettes et les traiter jusqu’au dépôt auprès des financeurs accompagnés des pièces justificatives
- Assurer le suivi financier, relancer
- Produire des documents de contrôle de gestion
Communication :
- Participer, à la demande, à des salons et évènements en lien avec la formation professionnelle et dans le cadre du portefeuille de formation
- Participer aux actions de communication et à la mise à jour des outils de communication du service (plaquettes, programmes, flyers, site Internet…)
- Réaliser divers documents relatifs à la formation continue et à l’alternance
Reporting et Conformité :
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et des éventuelles difficultés
- Apporter son appui dans le cadre de la démarche qualité en place dans l’établissement et au sein du service, dans le respect des attendus du référentiel Qualiopi
- Préparer les documents demandés pour les audits internes et externes
- Participer à l’optimisation des outils de gestion et des procédures
Profil recherché
Connaissances :
o Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
o Connaissance de la réglementation de l’alternance et de la Formation Tout au Long de la Vie
o Connaissance de la réglementation en comptabilité
o Connaissance de l’offre de formation de l’Université
o Droit de la formation souhaité
Savoir-faire :
o Très bonne maitrise des outils informatiques (pack office, messagerie, Zoom, etc…)
o Capacité d’adaptation aux différentes applications et logiciels (E-candidat, suite Cocktail, Ypareo, EDOF, ...)
o Maitrise de l’expression orale et écrite
o Recherche d’information
Savoirs comportementaux :
o Faire preuve de rigueur et de précisions
o Savoir gérer les priorités
o Savoir s’adapter aux changements rapides
o Faire preuve de discrétion et confidentialité
o Savoir travailler en équipe
o Savoir rendre compte
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’Université de technologie de Tarbes assure une mission d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation.
Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées » (UTTOP).
La Direction de la Formation Continue et de l’Alternance a pour mission le pilotage et la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle de l’Université, ce qui regroupe la formation continue, les dispositifs de validation d’acquis et les dispositifs d’alternance, apprentissage inclus.
La Direction de la Formation Continue et de l’Alternance est actuellement en structuration suite à la création de l’Université de technologie de Tarbes.
Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université d’accompagner les actifs en formation continue et en alternance dans les différents cursus proposés par l’UTTOP.
Descriptif du service
L’équipe est composée de 5 agents.
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de la Formation Continue et Alternance et de la responsable du service, le gestionnaire administratif et financier jouera un rôle clé dans les domaines suivants :
- L’accueil, l’information, l’orientation et l’accompagnement des publics ;
- La gestion administrative et financière de actions de formation continue et d’alternance en veillant à ce que toutes les opérations soient effectuées de manière efficace, transparente et conforme aux réglementations en vigueur.
Il gèrera un portefeuille d’actions de formation. Il sera amené à participer à l’amélioration continue du service. Il collaborera étroitement avec différents interlocuteurs internes à l’Université (responsables pédagogiques des départements de formation, scolarité, Direction des finances …) et externes (financeurs, Région, Pôle Emploi, entreprises…).
À propos de l'offre
-
Catégorie B, diplôme de niveau 4
Bac + 2 souhaité ou expérience en administration, finance, gestion ou domaine connexe
-
Vacant à partir du 01/06/2024
-
Gestionnaire de scolarité
D'autres offres pourraient vous intéresser
-
Domaine: Enseignement et formation
Professeur de philosophie de l'art - ECOLE SUPERIEURE D'ART DES PYRENEES
