Gestionnaire administratif et pédagogique de l'école doctorale Erasme – F/H

Gestion administrative de l’école doctorale Érasme
✓ Assister la directrice de l’école doctorale Érasme dans l’exercice de sa mission
✓ Assurer la coordination entre la directrice de l’école doctorale, la directrice adjointe, le responsable du pôle, les membres du conseil de l’ED et les directions des unités de recherche
✓ Planifier les séances des conseils, préparer l’ordre du jour, en assurer le bon fonctionnement sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, rédaction de compte-rendus, …)
✓ Préparer les dossiers des conseils pour le directeur de l’ED, le responsable du pôle et les élus institutionnels
✓ Assurer la diffusion et le suivi des décisions du conseil auprès des différents acteurs concernés
✓ Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
✓ Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du conseil de l’école doctorale : aide à la mobilité internationale des doctorants, aide aux missions des doctorants, bourses au mérite, contrats doctoraux
✓ Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs sur l’ensemble de la structure
✓ Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
Gestion pédagogique des doctorants de l’école doctorale Érasme
✓ Assurer l’accueil physique et téléphonique des doctorants et directions de thèse
✓ Accompagner des doctorants et des directions de thèse
✓ Créer et suivre les dossiers de candidature en doctorat sur la plateforme dématérialisée des doctorants
✓ Vérifier les dossiers des doctorants
✓ Suivre les dossiers de réinscription des doctorants
✓ Assurer le suivi pédagogique des doctorants (inscription, césure, abandon, transfert, arrêts de travail...)
✓ Informer les doctorants et les laboratoires sur les procédures d’inscription et de réinscription à l’école doctorale
✓ Actualiser les listes de diffusion des doctorants, docteurs et directions de thèse
✓ Rédiger et transmettre les courriers de l’école doctorale et tout autre document aux différents interlocuteurs
✓ Aide et soutien de l’activité pédagogique de l’école doctorale dans sa globalité
✓ Enquête ministérielle SIREDO
✓ Animation de la vie de l’école doctorale par la préparation d’événements en collaboration avec la
coordinatrice des écoles doctorales
✓ Participation au collège des écoles doctorales de l’Université Sorbonne Paris Nord
✓ Préparation des données statistiques dans le cadre de la campagne d’évaluation HCERES pour les
écoles doctorales
✓ Participation à l’organisation des élections de l’école doctorale, vérification des listes en lien avec le DAJ
Gestion financière
Qualité