Gestionnaire administratif évènementiel (h/f) - Département des Hauts-de-Seine
Référence : O092241122000616
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nanterre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d'appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l'action départementale auprès du public. Elle participe activement à la mise en ½uvre du projet de gestion de la relation citoyen.
En rejoignant le Département, vous mettrez en ½uvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Auprès du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l'ensemble des demandes de soutien logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.
Vous être le point d'entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.
Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d'informations par le biais de divers indicateurs.
Activités:
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d'unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d'espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d'occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d'événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l'unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d'assistance de l'unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l'unité, commande de matériels et fournitures diverses.
Profil recherché
Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel diplômé a minima d'un bac avec une expérience en gestion administrative (recrutement sur CDD d'un an renouvelable)
Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel
Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)
Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur
Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.
Qui sommes-nous ?
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au coeur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs.
Le Département place au c?ur de ses engagements employeur l?épanouissement de ses agents et le respect de l?équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c?est faire le choix d?une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l?avenir du Département
- d?un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d?une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d?une politique salariale attractive
- d?opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d?un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
À propos de l'offre
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Postulez en ligne sur le site https://recrutement.hauts-de-seine.fr/
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
