Gestionnaire administratif Jaussen & Savignac H/F
Référence : 2026-2305875
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne - Localisation : 3 Rue Michelet, 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 23 121 et 27 867 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
- Gestion de la scolarité du programme de formation Jaussen & Savignac (accueil et information des étudiants et enseignants, suivi du recrutement et des inscriptions ainsi que du déroulement du cursus des étudiants).
- Gestion administrative : suivi du recrutement des doctorants et post-doctorants, suivi des activités des doctorants contractuels et des post-doctorants du Programme Jaussen & Savignac, organisation d’événements scientifiques (Séminaire « hors les murs », séminaires post-doctoraux, …).
Niveau et nature des responsabilités essentielles :
- Le/La gestionnaire gère les dossiers d'inscription et accompagne les étudiants (FLE + M1), en assurant le lien avec la scolarité de l'EHAAS, le CAVILAM et Vos Alchimistes. Il/Elle est l'interlocuteur principal pour toutes les questions administratives, pédagogiques et pratiques (enseignements, examens, relevés de notes), avec un suivi minimal en M2.
Pour les doctorants et post-doctorants, il/elle suit leur recrutement et gère les missions et événements scientifiques.
Activités principales :
Scolarité :
- Assurer l'accueil des étudiants et la disponibilité au bureau et en salle d'enseignement ; répondre aux demandes liées à la scolarité.
- Suivre les recrutements et accompagner les candidatures et inscriptions (appel à candidatures + jury pour le FLE ; eCandidat + commission pédagogique pour M1 et M2).
- Organiser le cursus de M1 : planning des cours et examens, suivi de l'assiduité, collecte et saisie des notes, édition des relevés.
- Assurer le lien avec le CAVILAM (suivi des étudiants en FLE à Vichy) et avec « Vos Alchimistes » pour les démarches administratives des étudiants saoudiens hors université.
- Diffuser l'information aux étudiants et enseignants et maintenir à jour les supports numériques et brochures.
Gestion administrative :
- Suivre les recrutements des doctorants et post-doctorants : calendrier, appels à candidatures, auditions, jury.
- Soutenir leur activité : gestion des missions (ordres de mission, déplacements, réservations via Amplitudes), suivi budgétaire, soutien aux activités scientifiques collectives.
- Coordonner le Séminaire « Hors les murs » annuel : lieu, hébergement, restauration, sortie pédagogique.
- Participer à l'organisation des événements scientifiques (séminaires, colloques) : salles, missions des intervenants, prestataires, en lien avec la gestionnaire financière.
- Gérer les adresses fonctionnelles de messagerie et assurer le classement et l'archivage des documents.
Profil recherché
Compétences requises ou souhaitées :
Niveau de diplôme requis : bac+3
Connaissances :
- Connaissance des métiers de la scolarité et de la gestion administrative en contexte universitaire ;
- Connaissance des enjeux actuels de l’enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales, etc.) ;
- Connaissance souhaitée des contextes proche-orientaux et du fonctionnement de l’archéologie au Proche Orient.
Compétences opérationnelles :
- Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit) ;
- Connaissance en arabe appréciées ;
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel), des logiciels APOGEE, Hyperplanning et de la plateforme mon master.gouv, et de messagerie électronique.
Compétences comportementales :
- Écoute et communication ;
- Aptitudes relationnelles (accueil et l’information du public, travail en équipe) ;
- Autonomie et sens du travail en équipe ;
- Capacité de conviction et d’adaptation ;
- Réactivité, polyvalence, rigueur, organisation ;
- Respect des échéances (calendrier universitaire, procédures de recrutement) ;
- Respect des consignes et procédures.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 25 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Descriptif du service
L’UFR 03 Histoire de l’art et Archéologie de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui l’un des plus importants départements dans le monde par le nombre de ses étudiants (près de 2500 de la licence au doctorat) et de ses enseignants (plus de 70 titulaires), la qualité reconnue de ses équipes de recherche, mais surtout par la variété des thématiques couvertes, de la préhistoire à l’époque contemporaine, dans presque toutes les zones du globe, sur les cinq continents.
Les formations proposées, de la licence au doctorat, offrent des débouchés professionnels variés dans les métiers de la culture, de l’art, du patrimoine et de la recherche, ainsi que dans l’administration, le journalisme et le monde de l’entreprise, en France comme à l’international.
À propos de l'offre
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Relations fonctionnelles et environnement du travail : (description et effectif du service, principaux interlocuteurs)
Le/La gestionnaire administratif travaille sous l’autorité du responsable administratif du Programme Jaussen & Savignac. Le/La gestionnaire administratif forme, pour les missions de scolarité, un binôme avec la directrice des études du Programme. Il/Elle collabore étroitement avec la gestionnaire des stages et de la communication du Programme Jaussen & Savignac. Il/Elle doit rendre compte régulièrement de l’avancée de son travail et des problèmes rencontrés à la directrice du Programme, à la directrice des études ainsi qu’à son responsable administratif, notamment par échange de courriels et partage de documents dans l’espace numérique prévu à cet effet mais également dans le cadre de réunions.
Le/La gestionnaire administratif du Programme Jaussen & Savignac gère chaque année une vingtaine d’étudiants inscrits dans le master 1 « Jaussen & Savignac » ainsi que dans l’année préparatoire d’apprentissage du français. L’activité de scolarité du gestionnaire administratif du Programme Jaussen & Savignac vient en appui du service de scolarité de l’EHAAS, basé à l’Institut d’art et d’archéologie et dirigé par le responsable administratif de l’EHAAS et son adjointe. -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
