Gestionnaire administratif

Vos activités principales :


Dans le cadre de vos missions, vous interviendrez au sein du bureau de la communication et de la prospective rattaché à la direction de la stratégie et du pilotage.


En tant que gestionnaire administratif, vos missions s’articulent autour des axes suivants :

1 - Participer à la démarche d’attractivité des métiers
- assurer la gestion administrative de l’évènement Vis mon job (1 fois par an) 
- assurer la gestion administrative des apprentis et stagiaires : publications des offres de stages/apprentissage, diffusion des candidatures aux services en amont (recrutement) et en aval (constitution et actualisation des dossiers)
- appui à l’organisation des forums emplois (chiffrage, organisation)

2 - Participer à l’organisation des dispositifs d’accueil des nouveaux recrutés
- veiller à la bonne application du parcours d’accueil des nouveaux arrivants (agents, apprentis, stagiaires) défini au préalable,
- assurer la gestion administrative de la journée des nouveaux arrivants (2 fois par an)
- garantir la prise en compte des demandes d’actualisation du trombinoscope numérique et la mise à jour régulière sur l’Intranet

3 – Contribuer aux événements internes et aux actions de valorisation de l’activité
- créer les formulaires et gérer les inscriptions dans le cadre des évènements internes
- solliciter l’établissement des demandes de devis
- contribuer à la réflexion sur les contenus diffusés sur les écrans dynamiques

4 – Participer, aux côtés des membres du bureau, à toute action de soutien administratif voire logistiques lié au bureau de la communication (inventaire et distribution de goodies).

Composition et effectifs du service
La DSP est organisée en 4 bureaux :
- le pôle secrétariat de direction
- le bureau du pilotage
- le bureau des affaires intérieures
- le bureau de la communication et de la prospective

Le bureau de la communication compte 5 agents :
- 1 chargé de communication
- 1 apprenti chargée de communication
- 1 gestionnaire administratif polyvalent
- 1 chargé(e) de mission en innovation RH et partenariats
- 1 cheffe de bureau, directrice adjointe de la stratégie et du pilotage
Liaisons hiérarchiques
La responsable du bureau de la communication, directrice adjointe (N+1)
La directrice de la stratégie et du pilotage (N+2)
 Liaisons fonctionnelles
- Lien avec les directions de la préfecture de zone SGAMI Ouest
- Lien avec les bureaux de la DSP
- Lien avec les agents de la préfecture de zone SGAMI Ouest