Gestionnaire administratif-ve (H/F)
Référence : 2026-2208724
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : IUT de Haguenau
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Catégorie B. TECH € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD 5 mois
Démarrage à compter du 30/03/2026
Catégorie : B Corps : Technicien
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Mission
La mission d’un gestionnaire de département est de coordonner et de réaliser les tâches et activités administratives de son département en lien avec le chef de département, le directeur des études, le responsable des licences professionnelles, les BIATSS ainsi qu’avec les usagers.
Activités
Gestion administrative du département
- Secrétariat du département et du chef de département
- Accueil, information et orientation des visiteurs et personnels du département
- Réalisation des communications du département
- Diffusion des informations aux étudiants et aux enseignants
- Établissement des conventions d’entreprise/étudiants/IUT concernant les stages et projets tuteurés effectués en entreprise
- Contribue à la réalisation de rapports, réponses à des enquêtes
- Réalisation de comptes rendus de commissions pédagogiques, conseils de département, conseils de perfectionnement, comités de liaison apprentis…
- Suivi de l’évaluation des formations et des enseignements
- Gestion et suivi du recrutement des vacataires du département en lien avec le responsable administratif et la Responsable de Scolarité.
- Propose et conçoit des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Etre l’interface entre le département et le CFAU ainsi que le SFC de l’Unistra
- Archivage des documents du service (documents administratifs, copies d’examens…)
Gestion financière du département
- Établissement du budget prévisionnel en collaboration avec le chef de département
- Établissement des bons de commande et contrôle du service fait
- Gestion du budget propre du département (suivi des crédits)
Suivi des étudiants de BUT en formation initiale, en apprentissage et en formation continue
- Gestion de l’ensemble du recrutement des étudiants en accord avec la scolarité.
- Suivi individuel des étudiants (absences, convocations, traitement des notes, avis poursuites d’études …)
- Gestion des relevés de notes des étudiants
- Suivi des soutenances/jury en collaboration avec le chef de département, le directeur des études et les responsables licences professionnelles.
- Suivi des examens
Activités associées
- Application en adéquation avec le système qualité en place à l’IUT
- Copilote des processus « R » Réalisation
Compétences attendues
a) Savoir sur l'environnement professionnel :
Maitriser l'organisation en termes d'activités et le fonctionnement général d'un département dans un IUT.
Connaissances en gestion financière et comptable
b) Savoir-faire opérationnel :
- Savoir planifier les activités et les échéances
- Savoir organiser de manière rigoureuse le classement et la conservation des documents et informations traitées
- Maîtriser les techniques de communication.
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint) et les logiciels métiers (SIFAC ; Apogée, Pstage…)
c) Savoir-faire comportemental :
- Avoir un sens du contact développé
- Avoir une bonne communication écrite et orale
- Savoir travailler en équipe
- Savoir faire preuve d'autonomie
- Savoir gérer les priorités
- Savoir faire preuve de discrétion
- Capacité à bien gérer le stress
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Relation hiérarchique
Le gestionnaire de département est placé sous l’autorité directe du chef de départementRelations fonctionnelles
Interne : personnel administratif, enseignants (équipe pédagogique, étudiants)
Externe : enseignants vacataires, entreprises en lien avec l’IUT (stages, conventions …), CFAU, SFC -
Double hiérarchie : encadrement fonctionnel et hiérarchique
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Vacant à partir du 30/03/2026
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
