Gestionnaire administratif-ve

Vous assurerez la gestion administrative de la Direction de l'évaluation (DEV) en s'appuyant sur des logiciels dédiés : achats, missions, suivi du budget.
Vous prendrez en charge les aspects administratifs et logistiques du déplacement des agents de la DEV et d'un grand nombre d'experts des commissions d'évaluation.
Vous assurerez l'accueil des experts des commissions d'évaluation lors des réunions en présentiel.
Vous organiserez le classement de l'information utile au cœur de l'activité générale du service et, en particulier, au fonctionnement des réunions d'experts.
Vous participerez aux activités des équipes CEI (Commissions d'Évaluation des Ingénieurs) et CSS (Commissions Scientifiques Spécialisées), notamment la logistique des réunions des commissions, l'extraction de données à partir d'outils spécifiques, la réception et vérification de dossiers et envoi de mailings.
Vous participerez à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées.
Vous assurerez l'accueil physique, téléphonique et par courrier électronique des interlocuteurs internes et externes.
Vous gérerez les agendas et contrôlerez les échéances.
Vous organiserez, alimenterez et mettrez à jour des bases de données relatives à la gestion.
Vous alimenterez des tableaux de bord, vous ferez des extractions dans les systèmes d'information comptable et financier.
Vous ferez des extractions dans le systèmes d'information dédié à l'évaluation individuelle.
Vous assurerez la bonne information des experts des commissions par mailings.
Vous assurerez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service.
Vous répondrez aux demandes d'informations des agents, des autres services et de l'extérieur.
Vous sélectionnerez et diffuserez de l'information en interne et en externe.