Gestionnaire administratif.ve des ED
Référence : 2026-2357180
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Paris-Nanterre
- Localisation : Direction de la Recherche et des Études Doctorales
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la responsable du service des études doctorales, le·la gestionnaire
administratif·ve assure la gestion administrative des soutenances de thèse des Écoles
doctorales 138, 139, 395 et 396. Il·elle apporte également un appui administratif à la gestion
des formations doctorales ainsi qu'au suivi des heures d'enseignement et des vacataires
intervenant dans les formations doctorales. Il·elle met en œuvre les procédures administratives
du service en lien avec les responsables de chaque activité.
Les activités confiées au·à la gestionnaire s'articulent autour de plusieurs domaines
d'intervention complémentaires. Elles sont exercées de manière échelonnée tout au long de
l'année universitaire, selon le calendrier des campagnes administratives et les nécessités du
service.
Missions
1. Gestion administrative des soutenances
En collaboration avec le responsable du bureau des soutenances, gestion des dossiers de
soutenance :
● Accueillir et informer les doctorants sur les procédures de soutenance.
● Assurer le suivi administratif des dossiers de soutenance.
● Constituer les dossiers et effectuer les saisies dans ADUM et APOGEE.
● Vérifier la complétude des pièces administratives et la conformité des dossiers avant
validation.
● Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des soutenances (planning,
réservation des salles, convocations…).
● Assurer le suivi administratif avec les doctorants, les directions de thèse, les
rapporteurs, la Bibliothèque universitaire et les services concernés.
● Mettre à jour les tableaux de suivi et produire les données statistiques relatives aux
soutenances.
● Participer à la mise à jour des données dans APOGEE (directeurs de thèse, professeurs
émérites...).
2. Appui à la gestion des formations doctorales
(en appui ponctuel à la responsable des formations doctorales)
● Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations doctorales.
● Préparer les éléments nécessaires au déroulement des formations (listes des
participants, feuilles d'émargement, liens de visioconférence, documents
d'information).
● Diffuser les informations pratiques auprès des doctorants et des intervenants.
● Assurer le suivi administratif des documents liés aux formations.
● Mettre à jour les tableaux de suivi des formations.
3. Gestion administrative des heures d'enseignement et des vacataires
(en appui à la responsable du service)
● Assurer la saisie et le suivi des heures d'enseignement des formations doctorales dans
le logiciel OSE.
● Contrôler la cohérence des informations saisies et signaler les anomalies.
● Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers des intervenants vacataires.
● Mettre à jour les tableaux de suivi des interventions et des volumes horaires.
● Assurer le lien avec les intervenants pour le suivi administratif de leur dossier.
Profil recherché
Connaissances techniques
● Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
● Connaissance générale de la réglementation des études doctorales.
● Connaissance des procédures administratives universitaires.
● Maîtrise des outils bureautiques.
● Maîtrise ou aptitude à utiliser les logiciels ADUM, APOGEE et OSE.
Compétences opérationnelles
● Appliquer les procédures administratives.
● Assurer le suivi de dossiers administratifs.
● Saisir et contrôler des données dans des applications métier.
● Vérifier la conformité des pièces administratives.
● Organiser son activité en respectant les échéances.
● Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi.
● Rendre compte de son activité et signaler les anomalies.
Compétences relationnelles
● Rigueur et sens de l'organisation.
● Discrétion et respect de la confidentialité.
● Sens du service public.
● Qualités relationnelles et d'accueil.
● Aptitude au travail en équipe.
● Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (doctorants, enseignantschercheurs, intervenants, services administratifs).
● Réactivité et capacité d'adaptation.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire qui accueille plus de 35000
étudiants au sein de 8 unités de formation et de recherche (UFR) et de plusieurs instituts. Elle
compte près de 2 200 personnels, dont environ 1 300 enseignants, enseignants-chercheurs et
chercheurs, ainsi que plus de 900 personnels BIATSS (bibliothécaires, ingénieurs,
administratifs, techniciens, sociaux et de santé).
Descriptif du service
La Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED) assure la mise en œuvre des
orientations stratégiques de la politique scientifique de l’établissement. Elle comprend cinq
services.
Rattaché·e à la DRED, le service des études doctorales met en œuvre la politique doctorale de
l’université. Il assure le suivi des six écoles doctorales, coordonne la formation doctorale,
accompagne le parcours des doctorants et gère les soutenances de thèses et d’HDR.
À propos de l'offre
-
- Type de contrat : titulaire ou contractuel (CDD)
- Congés : 50 jours annuels
- Télétravail : possibilité de télétravailler à hauteur de 2 jours par semaine sous réserve
de l’accord du chef de service
- Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026
- Rémunération brute : Grille des ITRF catégorie C + prime mensuelle -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
