Gestionnaire administratif·ve et de scolarité - Pôle Pépite - F/H

Référence : 2026-2255310

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Aix Marseille Université
    Aix Marseille Université
  • Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
Domaine : Enseignement et formation
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat

    CDD d'1 an
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 22695,48 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

La personne en poste travaille en étroite collaboration avec les membres du Pôle Pépite Provence, pour contribuer à la mise en œuvre des actions programmées et à la réalisation des objectifs fixés par la direction du pôle. Le fonctionnement en équipe nécessite une communication quotidienne avec les autres membres du pôle Entrepreneuriat Étudiant.

Activités principales :

  • Gestion administrative des comités d'engagement pour le Statut Étudiant Entrepreneur en lien avec l'équipe Pépite Provence,
  • Gestion des candidatures plateforme SNEE,
  • Participation aux inscriptions administratives des étudiants aux CU et DU (D2E1 et D2E1),
  • Gestion administrative des formations (CU, DE21 et D2E2),
  • Gestion administrative des soutenances des « starters », « booster » et « booster + »,
  • Assurer le suivi administratif des dossiers (courriers, conventions, inscriptions aux événements, correspondances),
  • Organiser les réunions et déplacements : préparation logistique, suivi des agendas, gestion des missions, rédaction et diffusion des comptes rendus,
  • Gérer l'accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les demandes,
  • Mettre en forme, classer, archiver et diffuser les documents (rapports, comptes rendus, correspondances) via les outils internes (SALSA, autres plateformes),
  • Assurer la gestion des recrutements des jobs étudiants pour le Pôle Pépite Provence,
  • Appui administratif à la « sensibilisation des étudiants »,
  • Participation aux évènements ou manifestations organisés par Pepite Provence et à la vie du coworking,
  • Appuyer   l'équipe en période de forte activité (rentrée, évènements de sensibilisation etc.),
  • Participer aux réunions du réseau national (Pépite France),
  • Donner un premier niveau d'informations aux étudiants sur le pôle et la programmation des évènements proposés,
  • Assurer une veille et un appui aux appels à projet, demandes de subvention et conventions avec les partenaires et financeurs.

Profil recherché

La personne à recruter devra être titulaire d’un baccalauréat et être capable d’évoluer avec efficacité dans un environnement structuré et exigeant.

Elle maîtrisera les règles de gestion des missions ainsi que les outils bureautiques. Elle saura planifier son activité, respecter les délais, appliquer rigoureusement les procédures administratives, accueillir et informer les usagers avec pédagogie, travailler en équipe et rendre compte de manière fiable.

Au-delà des compétences techniques, une importance particulière sera accordée au savoir être : autonomie, sens de l’organisation, rigueur, excellent état d’esprit et forte capacité d’adaptation. Le poste est exclusivement orienté vers des missions administratives.

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (amU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
amU fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
amU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

À propos de l'offre

  • Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible
    Temps complet – du lundi au vendredi
    Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat
    Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence


    Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
    - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
    - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
    - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

    - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

    - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

    - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

    - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

  • La personne en poste est amené à collaborer avec des partenaires internes (enseignants, scolarité, services logistiques, etc.) et externes (prestataires du pôle, établissements partenaires, etc.).

    Elle est également amené à se déplacer dans les composantes et les établissements membres de Pépite Provence et sur des sites extérieurs (autres établissements ou structures partenaires) pour assister à des réunions ou participer à des événements du pôle.

    Des déplacements ponctuels sur ces différents sites du territoire sont donc à prévoir.

  • Vacant à partir du 21/04/2026

  • Gestionnaire de scolarité

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