Gestionnaire administrative et financière F/H

Mission

Au sein de l’institut de Chimie Organique et Analytique ; votre mission est d’assurer des fonctions polyvalentes de gestionnaire administrative et financière.

Activités principales

Secrétariat :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique d’interlocuteurs externes français et étrangers (partenaires, entreprises, commerciaux, livreurs), de nouveaux entrants (permanents, doctorants, contractuels, stagiaires), de chercheurs invités et de membres de jury de thèse
- Gérer des demandes d’accès à une Zone à Régime Restrictif (ZRR) de personnels concernés
- Répondre à des demandes d’informations de la direction et diffuser toute information nécessaire en interne et à l’externe
- Alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions à la demande de la direction (bilans, évaluations)
- Gérer les stocks en fournitures de papeterie et économat, approvisionnement des équipes
- Participer à l’organisation de manifestations internes (conférences, réunions de travail, etc…)
- Archiver de la documentation administrative et financière

Gestion financière :

- Procéder à des opérations d’engagement juridique après contrôles réglementaires liés aux achats (disponibilité des crédits, seuils)
- Suivre des crédits par type de dépenses et d’opérations financières
- Assurer une double gestion SIFAC et GESLAB
- S’assurer de la bonne réception et vérification de livraisons
- Préparer des éléments de facturation, contrôle de pièces justificatives
- Communiquer sur l’évolution de procédures

Gestion des missions double tutelle :

- Instruire des dossiers de demande de mission en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Contrôler des états de frais et pièces justificatives avant transmission à la direction des affaires financières de l’Université d’Orléans
- Chargée de voyage (transport et hébergement) pour des invités.