Gestionnaire administrative
Référence : 2026-2403142
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
Université Paris 1 Panthéon Sorbonne - Localisation : Centre Michelet
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 23 724 - 27 864 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Gestion des stages
Informer et accompagner les étudiants dans leurs démarches ; réceptionner et contrôler les conventions ; assurer le circuit des signatures et le suivi des avenants ; maintenir le lien avec les structures d’accueil et suivre le déroulement administratif des stages. Collecter les attestations et évaluations, préparer les éléments nécessaires aux jurys, transmettre les déclarations de stages au BAIP et assurer l’archivage. Diffuser les offres sur Réseau Pro et constituer un carnet d’adresses des structures d’accueil.
Gestion de l’apprentissage
Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat et assurer l’interface avec les CFA et employeurs. Suivre les contrats, avenants et ruptures ainsi que la situation de chaque alternant au moyen d’un tableau de bord. Assurer le suivi de l’assiduité, des justificatifs d’absence, des livrets d’apprentissage et des évaluations. Organiser les entretiens et visites de suivi, contrôler les calendriers transmis par les CFA et préparer les campagnes de recrutement des apprentis.
Suivi annuel des formations
Tenir et anticiper le calendrier administratif de chaque formation. Préparer la rentrée et vérifier les situations individuelles des étudiants. Veiller à la cohérence des calendriers universitaires, CFA et emplois du temps. Assurer le suivi administratif des intervenants extérieurs et, en lien avec le gestionnaire financier, des vacations, missions et paiements. Organiser administrativement les soutenances, préparer les jurys et délivrer les documents administratifs. Participer à l’organisation des réunions, journées d’étude et remises de diplômes.
Coordination et continuité administrative
Assurer l’accueil et l’information administrative des étudiants et orienter les demandes pédagogiques vers les responsables concernés. Anticiper les échéances et assurer l’interface avec la gestion financière de l’UFR en centralisant et transmettant les demandes nécessaires. Tenir à jour les procédures, modèles, calendriers, contacts, tableaux de suivi et archives afin de garantir la continuité du service. Coordonner son activité avec les équipes pédagogiques et rendre compte au responsable administratif de l’UFR.
Profil recherché
Compétences requises :
Connaissances
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur ; cycle annuel d'une formation de master.
• Cadre général de l'apprentissage et du stage en milieu professionnel ; rôle et fonctionnement d'un CFA.
• Procédures administratives de scolarité (inscriptions, conventions, jurys, délivrance de documents).
• Outils de gestion universitaire ( Pstage, Apogee, EPI, Réseau Pro...) et de gestion de l'apprentissage ; une expérience préalable des outils du CFA constituerait un atout.
Savoir-faire
• Conduire simultanément plusieurs dossiers, calendriers et promotions, et hiérarchiser les urgences.
• Anticiper les échéances et engager les opérations
• Vérifier la conformité administrative de dossiers et identifier les pièces manquantes.
• Concevoir et tenir des tableaux de bord et des outils de suivi.
• Formaliser des procédures et rédiger des courriers et notes de qualité professionnelle.
• Relancer avec fermeté et courtoisie des interlocuteurs variés, y compris extérieurs à l'université.
Savoir-être
• Autonomie et sens de l'initiative dans son champ de responsabilité.
• Sens de l'accueil et de l'écoute, en particulier à l'égard des étudiants.
• Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Aptitude au travail en relation avec plusieurs équipes et plusieurs services.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.
Descriptif du service
L’UFR 03 Histoire de l’art et Archéologie de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui l’un des plus importants départements dans le monde par le nombre de ses étudiants (près de 2500 de la licence au doctorat) et de ses enseignants (plus de 70 titulaires), la qualité reconnue de ses équipes de recherche, mais surtout par la variété des thématiques couvertes, de la préhistoire à l’époque contemporaine, dans presque toutes les zones du globe, sur les cinq continents.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 08/10/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
