Gestionnaire courrier et courriel F/H

Catégorie statutaire / Corps : C Adjoint administratif
Groupe RIFSEEP : 2
Domaine(s) fonctionnel(s):Interventions techniques et logistiques
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Gestionnaire courrier FPLOG003/ERLOG025
Vos activités principales:
•    gestion du courrier arrivé : tri, affectation, comptage, scanne les bordereaux des lettres recommandées
•    gestion du courrier départ : préparation, comptage
•    renseignement des tableaux de suivi du courrier
•    Distribution des consommables (formule vierge de recommandé, lettres suivies) aux services demandeurs, et suivi du stock 
Gestion du courrier « réservé »
•    Sélection des courriers ayant vocation à passer au courrier réservé
•    Enregistrer les courriers "réservés" dans l'application, affectation et diffusion
Mission de portage
•    Assurer la navette quotidienne du SGCD sur les sites Quimpérois 
•    Assurer dépôt et retrait du courrier au conseil départemental 3 fois par semaine
•    Assurer la livraison de  la presse aux membres du corps préfectoral le matin
•    Retrait des colis et lettres déposés à l'accueil
•    Acheminer les courrier ou colis urgents au bureau de poste 
Gestion des réponses aux usagers par voie dématérialisée 
•    boîte fonctionnelle de la préfecture : Rédaction des réponses de premier niveau aux courriels des usagers ou transfert vers les services métiers  si nécessité d’une réponse de second niveau
•    boîte fonctionnelle « réclamation » de la préfecture : réponse aux usagers
•    plate-forme « service public + » périmètre ATE : réponse aux témoignages des usagers
•    Respect des engagements du référentiel qualité
Mise à jour des outils du pôle :
•    Mettre à jour les outils permettant l’affectation des courriers et des courriels ainsi que ceux facilitant la réponse aux usagers (memento des missions des services de l’État, réponses types etc) ;
•    participer à la création et la mise à jour des fiches de procédure du pôle
Au titre des missions ponctuelles :
•    apporter un soutien à la mission archivage pour le traitement des archives situées sur le site de la préfecture
Votre environnement professionnel

Activités du service:
- Accueil physique des usagers 
- Points d’accueil numériques (préfecture)
- Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
- Gestion du courrier : tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
- Gestion des courriels 
- Gestion des archives

Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service (A+), 1 adjointe à la cheffe de service (A),2 chef(fe)s s de pôle (B) et 21 agents (C).
Liaisons hiérarchiques
Cheffe des pôles « accueil physique » et «courrier- courriel »
Adjointe à la cheffe de service
Cheffe du service des relations avec les usagers