Gestionnaire d'accueil et de référencement de l'offre de formation H/F
Référence : 2024-1555960
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 45 Rue des Saints-Pères, 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RÉSUMÉ DU POSTE:
Au sein du Pôle FTLV, l’agent assure une mission de référent de l'offre de formation sur les différentes plates- formes de financeurs de la Formation Professionnelle et assure les missions d'accueil et
d'orientation.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS:
1/ Mise à jour annuelle de la plateforme DOKELIO (plateforme dédiée de référencement de l’offre de
formation) et suivi des demandeurs d'emploi via la plateforme KAIROS :
- Saisi des actions de formations sur DOKELIO après avoir collecté des informations sur le site et
auprès des différentes UFR/responsables pédagogiques
- Mise à jour d’un tableau Excel de recensement des inscrits Kairos et des numéros des Actions de
formation Dokelio
- Préparer les devis sur KAIROS à la demande des demandeurs d’emplois inscrits à une formation
ainsi que l’inscription de ces derniers sur KAIROS
- Valider mensuellement l’assiduité des stagiaires inscrits sur KAIROS
- Etablir un bilan de fin de formation des demandeurs d’emploi.
- Collecter et transmettre les différentes pièces en vue d’un envoi au service financier de l’UFR
concerné pour établissement de la facture et éventuelle relance
2/Accueil
L’agent est en charge d’accueillir, informer et orienter le public en FC pour répondre aux différentes
demandes d’informations, quelque soit la composante ou service concernés.
L’accueil se fait :
- par téléphone
- lors de la venue des candidats sur site
- par traitement des emails reçus sur les différents alias
- Accueillir, informer et orienter le public (visiteurs, enseignants…) en présentiel, par téléphone et par
email en assurant un 1er niveau d’information et de prise en charge puis en tant qu’intermédiaire s’il y
a lieu avec le service concerné
- Recevoir, gérer et filtrer les informations orales notamment téléphoniques
- Gérer et traiter les informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ en toute
confidentialité
- Rédiger des mails types et des templates pour répondre qualitativement et rapidement aux demandes
faites par mail ou par téléphone
- Diffuser l’information en interne et en externe selon les directives données
- Mettre à jour le recensement des appels téléphoniques entrants, du nombre de visiteurs, le nombre
d’emails reçus & traités par jour sur un tableau de bord Excel et en tirer des analyses chiffrées.
3/ Gérer le partenariat avec TOTAL et les CapEmploi pour les différents parcours de formation
- Gérer le lien avec les CapEmploi
- Suivre les inscriptions, envoyer les convocations, éditer les attestations
- En lien avec l'équipe pédagogique, organiser les plannings, les tests, les reprographies
- Organiser la session de certification PIX
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ:
Connaissances:
- Connaissance approfondie des techniques de gestion administrative et des logiciels utilisés dans le cadre de ses missions
- Connaissance de l’ESR et des diplômes nationaux
- Connaître la réglementation de la formation continue et en suivre l'évolution
- Posséder des connaissances dans la gestion d’un service public
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et en suivre l’évolution
Savoir-faire – Compétences opérationnelles:
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (savoir reformuler les demandes)
- Posséder de bonnes compétences rédactionnelles
- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées
-Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
- Gérer son temps de travail et faire face aux urgences
- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Alimenter des tableaux de bord et faire des extractions depuis les systèmes d’informations
- Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées
-Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Maîtriser l'outil informatique
Savoir-être – Compétences comportementales:
- Rigueur, organisation, méthode, écoute, patience, diplomatie, capacité d’adaptation, autonomie
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données - Avoir le sens des relations humaines
- Apprécier le travail en équipe
Qui sommes-nous ?
REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ:
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements
français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau,
ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation
active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses
chercheurs, ses enseignants- chercheurs, ses personnels administratifs et techniques,
ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former
les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant
par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son
identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis
au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de
l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au
service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et
intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.
Descriptif du service
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE:
Les missions principales de la FTLV sont :
- Information, conseil et orientation des candidats sur l’offre de formation et les dispositifs de formation professionnelle, en alternance et de reprise d’études
- Coordonner l’activité de la formation professionnelle continue au sein des diplômes nationaux et d’Etat en lien avec les Facultés et leurs UFRs
- Coordonner et promouvoir l’alternance - Piloter la valorisation des acquis (VAE, VES, VAPP)
- Procéder aux référencements nécessaires de l’offre de formation des diplômes nationaux et d’état
sur différentes plateformes (DOKELIO, MONCOMPTEFORMATION, EDOF, RNCP) pour les demandeurs
d’emploi ou les individuels qui mobilisent leur CPF pour financer leur formation, ainsi que sur les SI
Formation dédiés (FORMATIC…) et travailler en lien avec la Scolarité Générale pour l’affichage de l’offre de formation sur le site internet (Ametys).
- Concevoir et mettre en œuvre la dématérialisation des processus dans une optique de service à
l’usager
- Co- construire et accompagner la mise en œuvre la politique qualité de l’organisme de formation
UPCité
- Promouvoir la FTLV UPCité et l’ensemble des dispositifs répondants aux enjeux sociétaux (VAE,
Université Ouverte, DAEU…)
- Piloter la Taxe d'Apprentissage
- Suivre la conventionnement avec les CFA pour l'apprentissage
À propos de l'offre
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Sans objet
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Vacant à partir du 02/07/2024
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Assistante / Assistant de formation
