Gestionnaire de formation

·        Assurer le suivi administratif des obligations statutaires des enseignants (décharges, cumuls d’activités, congés, absences)

·        Vérifier la cohérence des données avec les maquettes pédagogiques ; signaler les écarts aux directeurs des départements

·        Informer et accompagner les vacataires et étudiants contractuels sur les modalités de recrutement, d’intervention et de rémunération ; vérifier et constituer leurs dossiers administratifs (création dans les outils dédiés)

·        Accompagner les vacataires dans la saisie de leur dossier sur OSE, et assurer un appui de premier niveau aux utilisateurs de l’outil (explications des règles, procédures simples)

·        Suivre les contrats étudiants : rédaction/suivi administratif, relevé des heures effectuées, en lien avec les responsables pédagogiques, le service communication et les services financiers

·        Préparer les états de services mensuels des cinq départements disciplinaires

·        Gérer les commandes, contrôler les livraisons, traiter les factures, suivre les fournisseurs

·        Gérer les missions (engager et suivre les missions des agents en France et à l’étranger)

·        Archiver les pièces justificatives et tenir à jour les bases de données financières ; préparer les éléments pour les enquêtes, bilans et audits (consolidation des données heures/charges)

·        Suivre les budgets d’heures d’enseignement des départements de l’IUT (titulaires, heures complémentaires, vacataires, contrats étudiants)

·        Contribuer à la fiabilisation des données et à l’amélioration des procédures internes

·        Mettre à jour des tableaux de bord de suivi des heures d’enseignement, vacataires et contrats étudiants à destination de la direction de l’IUT et des directeurs de département.

·        Assurer un renfort mutualisé auprès d’autres gestionnaires de formation de l’IUT notamment avec les secrétaires des départements Génie Biologique et Informatique pour une coordination optimale des tâches partagées.