Gestionnaire de l'offre de formation
Référence : 2026-2231930
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
IUT de Lille - Site de Villeneuve d'Ascq - Localisation : Villeneuve d'Ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Les missions du poste de Gestionnaire de Formation sont :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat, accueil physique et téléphonique
- Gestion pédagogique des 2e années et des 3e années principalement (affichage et mise à jour des emplois du temps, gestion des absences, plannings, salles, devoirs surveillés) ainsi que des étudiants en alternance.
- Utilisation des logiciels SCODOC et éventuellement APOGEE pour le suivi pédagogique (saisie des notes, bulletins et PV) et de notre site des stages (édition des conventions, suivi, organisation des soutenances).
- Organisation des simulations d'entretien d'embauche avec des intervenants extérieurs
- Suivi des demandes de poursuites d'études des étudiants.
Les activités principales :
- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
- Organiser les examens, jurys, sélections
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité
- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement
- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)
- Elaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums et salons
- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)
- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)
- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel
Profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :
- Logiciels bureautiques courants
- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
- Maquettes des formations
- Établissement et ses composantes
- Procédures administratives et règlement des études
- Anglais : expression orale et écrite (niveau attendu A1) + compréhension orale et écrite (niveau attendu A1)
Savoir-faire opérationnels :
- Travailler dans les délais contraints
- Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
- Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
- Respecter la confidentialité des données
Savoir-faire comportementaux :
- Avoir le sens de l'accueil et du service public
- Faire preuve d'organisation
- Faire preuve de réactivité
- Travailler en équipe
- Faire preuve d'impartialité
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 04/05/2026
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Gestionnaire de scolarité
