Gestionnaire de scolarité : Cycle initial / 3ème cycle

RÉSUMÉ DU POSTE
Assurer la gestion administrative et le suivi pédagogique de la scolarité des étudiants tout au long de
leur parcours de formation, conformément aux règles et procédures en vigueur.

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des enseignants et des interlocuteurs
externes
- Établir, contrôler et délivrer les documents administratifs liés à la scolarité (certificats, attestations,
relevés, etc.)
- Assurer un rôle d'interface et de coordination entre les étudiants, les enseignants, la direction et les
différents services de l'établissement
- Diffuser les informations réglementaires et administratives relatives à la scolarité (arrêtés de jury,
modalités de contrôle des connaissances et des compétences – M3C, calendriers universitaires,
procédures)
- Mettre à jour et assurer la diffusion des informations sur les espaces de partage et de
communication de l’UFR (Moodle, tableaux d’affichage, espaces collaboratifs et autres supports
d’information), en veillant à la fiabilité et à l’actualisation des contenus
- Gérer les admissions des étudiants via la plateforme Laissez-Passer
- Paramétrer et gérer les campagnes d’affectation des étudiants sur les terrains de stage via
l’application DIOSEL
- Instruire, contrôler la conformité et assurer le suivi des dossiers administratifs des étudiants,
notamment les conventions de stage, les demandes d'autorisation d'exercice et les demandes
d'autorisation de remplacement
- Répondre aux sollicitations des étudiants et des partenaires internes et externes concernant les
procédures de scolarité (DEFI, Faculté Santé, Conseil de l’ordre, Centre National de gestion)
- Assurer la gestion administrative des dossiers de thèse, du dépôt du sujet jusqu'à la délivrance des
documents de fin de cursus
- Contrôler la conformité réglementaire des dossiers de thèse
- Préparer et assurer le suivi administratif des commissions de thèse
- Accompagner les étudiants dans l'organisation de leur soutenance
- Établir, adresser et assurer le suivi des convocations des membres du jury dans le cadre des
soutenances de thèse
- Transmettre et suivre les dossiers de thèse vers le site de Garancière
- Gérer les réservations de salles de soutenance via le logiciel ADE
- Assurer le contrôle et le suivi de l’assiduité des étudiants
- Vérifier et assurer le suivi des fiches de validation clinique des étudiants