Gestionnaire de scolarité- DEEA Cycle Licence

L’ENSAB recrute un.e gestionnaire de scolarité chargé.e du suivi administratif et pédagogique des étudiants du Diplôme d’Études en Architecture (DEEA, cycle licence), au sein du pôle scolarité du Service des études. Sous l’autorité de la responsable du pôle, la personne assure l’ensemble du suivi de la scolarité des étudiants de licence.
Ses missions couvrent d’abord la gestion des admissions. Elle assure le suivi administratif des campagnes Parcoursup (messagerie, organisation des entretiens, suivi des admissions et indicateurs) et VEEPAP (information des candidats, instruction des dossiers, organisation des commissions et oraux, rédaction des procès-verbaux, communication des résultats et suivi statistique). Elle gère également les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.
Dans le cadre du suivi de scolarité, elle accueille et informe les étudiants et les enseignants, assure la gestion de la messagerie dédiée à la licence, organise les groupes de travaux dirigés et d’ateliers, veille au respect des emplois du temps et du calendrier pédagogique et traite les situations particulières (dispenses, absences, handicap, abandons ou transferts). Elle assure aussi le suivi des bourses avec le CROUS, produit les documents administratifs nécessaires et met à jour les procédures, calendriers et indicateurs de gestion.
Le poste comporte une forte dimension de coordination pédagogique. L’agent.e travaille avec les pôles en charge des stages, césures et mobilités internationales afin d’intégrer les parcours réalisés hors de l’école. Il/elle participe à l’organisation des voyages d’études, au suivi des intervenants extérieurs, à la mise à jour des descriptifs d’enseignement sur l’outil Taïga et à l’archivage des travaux d’initiation à la recherche.
Concernant les évaluations, la personne collecte les modalités de contrôle des connaissances, organise les examens, rendus, jurys et surveillances, contrôle la saisie des notes et la diffusion des résultats. Elle prépare également les conseils de semestre et d’année et la commissions de dérogation, rédige les procès-verbaux et assure la diffusion de l’information. En outre, elle prend en charge la gestion des diplômes (édition, signature et délivrance), participe à l’évaluation des enseignements et au suivi des réunions pédagogiques. Le poste inclut aussi le suivi du double cursus Architecte-Ingénieur ENSAB-INSA : organisation des tests et enseignements de mathématiques, préparation des commissions, gestion des contrats d’aménagement d’études, des inscriptions et des outils de suivi.
Enfin, l’agent.e contribue aux missions transversales du service (accueil, archivage, mise à jour des règlements et du site internet, préparation des documents pour les instances) ainsi qu’aux événements institutionnels de l’école, tels que les prérentrées, séminaires enseignants et journées portes ouvertes.