Gestionnaire de scolarité F/H - 282
Référence : 2026-2240636
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse
Université de Toulouse - Localisation : Université de Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Accueil/ Information
Accueillir, informer et orienter les étudiants par le biais d’un accueil physique, téléphonique et numérique, aussi bien en télétravail qu’en présentiel.
Emplois du temps (EDT) :
Saisir les EDT dans le logiciel CelCat et réserver des salles d’enseignement, procéder aux modifications en cours de semestre. Informer les étudiants et les enseignants des EDT des changements effectués. Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur déversement dans Celcat pour la saisie des EDT.
Inscriptions pédagogiques (IP) :
Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, notamment lorsqu’un support papier est requis ou dans le cadre de contrats particuliers liés à un RSE ou à un arrêté ESH, le cas échéant.
Assurer la gestion des contrats pédagogiques des étudiants à partir du fichier des inscriptions pédagogiques (IP), tenu à jour tout au long de l’année avec l’ensemble des informations les concernant.
Vérifier les IP (VAC, PRC) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement. Constituer les groupes et créer les trombinoscopes (avec le logiciel SGCE) pour les formations concernées.
Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants. Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d’aménagement de scolarité et les aménagements d’épreuves des étudiants concernés (situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc).
Assurer le suivi et l’archivage des RSE.
Organisation des épreuves d’examen en CT :
Avant les épreuves :
Remplir le tableau des préférences avec les enseignants en vue de la planification des épreuves.
Prévoir l’aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap (arrêtés) si besoin en lien avec le Pôle Handicap Etudiant (PHE).
Etablir et saisir le planning des examens de la session 2 et réserver les salles dans Celcat.
Saisir et éditer le calendrier des épreuves et l’afficher pour convoquer les étudiants. Editer la listed’APOGEE des autorisés à composer + PV de surveillance.
Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour l’organisation des épreuves.
Après les épreuves :
Récupérer les PV de surveillance, les listes d’émargement.
Participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.
Récupérer les justificatifs d’absence aux examens.
Soutien aux enseignants pour l’organisation des épreuves d’examen en CC :
Réserver des salles dans CelCat, préparer le matériel de composition.
Saisie des notes :
Sur APOGEE, en cas d’utilisation des imports/exports, éditer les fichiers et les transmettre aux enseignants, puis importer les notes d’examen.
Assurer le lancement des calculs des notes et des résultats, la vérification des données et la remontée des écarts, la saisie des absences ainsi que l’édition des procès-verbaux pour les jurys.
Profil recherché
Connaissances :
- Avoir une connaissance de base de l’enseignement supérieur et de la culture universitaire.
- Connaître l’offre de formation de la FSI.
- Connaître l’organisation générale des formations de Licence et Master.
- Connaître la réglementation spécifique à la scolarité.
- Connaître et respecter les procédures mises en place par l’Université, la FSI et la Division de la Formation.
- Connaitre le règlement des étudies, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters. Connaître les procédures concernant les ESH, les aménagements d’études (Sportifs de Haut Niveau, RSE….).
Savoir faire technique :
- Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Celcat, Excel
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
- Savoir appliquer les procédures internest.
Savoirs comportementaux :
- Savoir s’adapter au public et rester maître de soi.
- Avoir le sens du service aux usagers.
- Etre disponible pour les étudiants et les responsables des formations.
- Avoir une bonne capacité d’organisation et d’anticipation.
- Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
- Respecter la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes.
- Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
- Respecter la structure hiérarchique, la règlementation et les procédures.
- Rendre compte à son responsable.
Diplômes requis : Baccalauréat
Expérience souhaitée : une expérience au sein d’un service de scolarité universitaire serait appréciée.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.
Descriptif du service
La Faculté sciences et ingénierie (https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), est une des 5 composantes de l’université de Toulouse et une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master.
La division de la formation est chargée d’organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l’offre de formation de la FSI. Sa mission s’exerce dans le cadre d’une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des pôles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et des stages.
Le/La gestionnaire de scolarité exerce ses activités au sein de la Division de la Formation de la FSI. Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du service, l’agent assure l'ensemble des actes de gestion administrative de formations de licence ou de master. Il/elle veille à ce titre au bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation. Le/La gestionnaire scolarité assure l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.
À propos de l'offre
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Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :
39h10 = 55 jours de congé38h15 = 50 jours de congé
37h20 = 45 jours de congé
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)
Télétravail possible en fonction du poste
Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations -
Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Université de Toulouse
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
