Gestionnaire des conventions de stage (H/F)

·         Il ou elle assistera la cheffe du bureau des stages dans l'optimisation de l'organisation administrative du bureau des stages

Activités principales :

·         Accueillir les étudiants et les renseigner sur la procédure et les démarches pour obtenir une convention de stage

·         Informer les interlocuteurs en composantes sur les outils permettant de trouver un stage ou un accompagnement à l'insertion professionnelle

·         Traiter les appels, courriers, mails et les notifications de l'application de gestion des conventions de stage PSTAGE

·         Utiliser les applicatifs de gestion des conventions de stage PSTAGE et de la plateforme carrières JobTeaser

·         Vérifier la convention de la saisie par l'étudiant à la signature et demander la rectification des informations au moment de la validation finale

·         Résoudre divers problèmes étudiant/entreprise/enseignant référent liés à la mission du stage

·         Renseigner sur les stages à l'occasion des actions organisées par le BAIP

·         Participer aux réunions d'information auprès des formations pour présenter les stages et le bureau des stages

·         Contribuer à l'optimisation de la correspondance mail, de l'information des publics, de l'accueil téléphonique et physique des publics et des procédures de traitement des demandes et de délivrance des conventions de stage en collaboration avec la cheffe du bureau des stages

·         Aider et accompagner les étudiants en difficulté avec leur saisie informatique

·         Vérifier et valider des demandes d'inscriptions des entreprises et des dépôts d'offres sur la plateforme carrières

·         Classer et archiver les conventions
·         Contact fréquent avec un public diversifié : étudiants, enseignants et administratifs, entreprises
· Nécessité de répondre systématiquement aux mêmes questions et répéter plusieurs fois par jour les démarches à effectuer
· La/le gestionnaire est la/le premier.ère interlocuteur.trice des étudiants souvent perturbés par la procédure administrative pour obtenir une convention, et des entreprises
· Travail collaboratif avec les autres agents du bureau : échanges avec les autres agents sur le suivi des demandes et des cas complexes
· Les agents reçoivent à leur prise de fonction une formation

·  Les agents reçoivent à leur prise de fonction une formation aux outils de gestion et aux processus administratifs