Gestionnaire des instances h/f
Référence : 2025-1966405
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Lille
- Localisation : 42 rue Paul Duez - Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le/la gestionnaire d’instances assure le fonctionnement administratif et logistique de plusieurs instances liées aux relations humaines et au dialogue social au sein de l’Université, parmi lesquelles la Formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) du Comité social d’administration, la Commission paritaire d’établissement et la Commission avancements BIATSS. Il/Elle veille à la composition réglementaire de ces instances, planifie les réunions (environ 25 par an) en lien avec les services concernés, en assure le bon déroulement et le secrétariat de séance et gère l'archivage des documents en lien avec ces réunions.
Il/Elle contribue également à l'organisation des élections professionnelles, notamment en assurant un rôle de conseil lors du déroulement des élections électorales.
Activités principales et associées
- Éditer et mettre à jour les arrêtés de composition des instances
- Préparer les ordres du jour des réunions en lien avec les services compétents
- Rédiger les convocations aux réunions d'instances et en assurer la diffusion
- Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, programmation de visioconférences, impression des dossiers de travail)
- Mettre en ligne les documents de travail via une application informatique dédiée
- Rédiger les relevés de décisions et les procès-verbaux, et en assurer la diffusion
- Archiver les documents liés aux réunions d'instances
Profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des universités
- Connaître les statuts des personnels de l'Université
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
- Intérêt pour la gestion des instances et le respect de leur cadre réglementaire
Savoir faire opérationnels
- Savoir appliquer les dispositions réglementaires
- Savoir respecter un calendrier, savoir prioriser ses activités
- Savoir rédiger des compte-rendus de réunion et courriers administratifs
- Avoir une bonne orthographe et des capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité
- Utiliser les outils bureautiques courants (pack Office, messagerie) et les outils de travail à distance (visioconférence, gestion électronique de documents)
Savoir faire comportementaux
- Sens de l'organisation
- Sens des priorités
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Savoir dialoguer avec les multiples acteurs, notamment les représentants des personnels
Domaines de formation et expériences souhaitables
Formation en secrétariat, gestion administrative
Connaissances RH appréciées
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l' Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l' avenir et engagée pour l'excellence académique.
Descriptif du service
Direction Déléguée aux Relations Humaines
Direction des Affaires Générales et du Pilotage
Service instances et veille réglementaire
À propos de l'offre
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contractuels : CDD de trois ans puis CDI
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Possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
