Gestionnaire des services économiques F/H

Sous l’autorité du Responsable des services économiques et de son adjoint, le Gestionnaire des services économiques assure la gestion de la chaîne de la dépense, depuis la réception et le contrôle de la demande d’achat jusqu’au suivi de l’exécution de la commande et de sa mise en paiement. Il exerce ses missions dans le respect des budgets alloués, des marchés en vigueur, des procédures internes, des règles de la commande publique et des exigences liées à la certification des comptes.

Missions de gestion, de contrôle et de suivi :
·       Réceptionne, analyse et contrôle les demandes d’achat relevant de son portefeuille avant leur transformation en bon de commande ;
·       Conseille les services demandeurs et vérifie la complétude des dossiers, l’imputation comptable, les références, les quantités, les prix et l’existence du support contractuel adapté ;
·       Crée les bons de commande dans le système d’information et s’assure de la fiabilité des informations enregistrées ainsi que de leur transmission aux fournisseurs ;
·       Assure la traçabilité et le suivi des commandes jusqu’à leur clôture et identifie les situations nécessitant une régularisation ;
·       Suit les réceptions et le service fait, relance les magasins ou services concernés et contribue à la résorption des bons de commande sans service fait ;
·       Assure le suivi administratif et comptable avec les fournisseurs : preuves de livraison, factures, avoirs, relances et régularisations ;
·       Analyse et traite les écarts de facturation, anomalies et litiges en lien avec le service facturier et les acteurs concernés ;
·       Suit les engagements et les dépenses de son portefeuille, analyse les états de suivi et signale les situations susceptibles d’avoir un impact budgétaire ;
·       Produit les éléments de reporting demandés par l’encadrement et assure une fonction d’alerte sur les retards, anomalies, dépenses inhabituelles ou risques identifiés ;
·       Prépare les éléments nécessaires aux arbitrages de l’encadrement et met en œuvre les décisions prises dans son périmètre.


Missions transversales sur le GHU
·       Participe aux opérations de pré-clôture et de clôture, notamment au suivi du service fait, des commandes en attente et des régularisations ;
·       Contribue à l’harmonisation des pratiques et à l’application des procédures communes des services économiques ;
·       Participe à l’évolution des outils et des pratiques, notamment dans le cadre des évolutions de SAP et des outils numériques institutionnels ;
·       Assure la polyvalence au sein de son pôle et peut apporter un appui ponctuel sur un autre portefeuille en fonction des nécessités de service.