Gestionnaire documentaire et administratif mutualisé (h/f) - Grand Paris Sud Est Avenir (T11)
Référence : O094260422000776
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Créteil
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Afin d’éclairer la mise en œuvre de ses politiques publiques et la connaissance du territoire et de ses habitants, Grand Paris Sud Est Avenir s’est doté d’une Direction de l’Observatoire. Elle est composée d’une dizaine d’agents aux profils divers (compétences techniques, issues des sciences humaines, etc.).
L’Observatoire met en œuvre un accompagnement des autres directions et des communes, en réalisant des diagnostics, des analyses, des cartes ou des études. Il assure un rôle de centre de ressources documentaires en coordonnant les abonnements et les commandes d’ouvrages professionnels à destination des directions. Il partage également de la connaissance territoriale avec les habitants par l’intermédiaire de publications régulières, de cartes à destination du grand public ou encore d’évènements participatifs (consulter quelques travaux).
En qualité de gestionnaire documentaire et administratif, vous travaillez en lien étroit avec le directeur et son adjointe pour concourir au bon fonctionnement de la direction.
Sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’Observatoire, vous assurez les missions suivantes :
Le pilotage du marché d'abonnements aux revues professionnelles de la collectivité :
Echanger avec le prestataire du marché d’abonnement : devis, factures, réclamations ;
Assurer le suivi des échéances des abonnements des directions, renouvellement et souscription des nouvelles demandes ;
Gérer les accès aux abonnements online des agents, notamment des membres de la direction générale (pack DG).
La gestion des commandes d'ouvrages de la collectivité :
Enregistrer les demandes des directions ;
Formaliser des devis sur la plateforme du prestataire ;
Assurer le suivi de la livraison des ouvrages et de leur facturation.
La circulation des ressources documentaires au sein de la collectivité :
Assurer une veille documentaire ;
Partager des articles à la demande ;
Formaliser des revues de presse thématiques ;
Assurer un suivi du contrat avec le Centre Français du Droit de Copie.
L’appui à l’organisation des événements de la direction :
Participer au montage des événements organisés par la direction ;
Garantir le lien avec les prestataires et les partenaires concernés ;
Gérer la structuration et mise à jour du fichier des contacts des directions.
Le soutien administratif de la direction :
Gérer l’agenda de la direction ;
Organiser le courrier et les parapheurs ;
Assurer un suivi de l’exécution budgétaire annuelle ;
Assurer un appui administratif à l’équipe.
Missions mutualisées avec la Direction de l’Attractivité :
20% du poste est mutualisé pour apporter un appui à la Direction de l’Attractivité sur des missions de soutien administratif.
Profil recherché
Connaissance et expérience en secrétariat ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Sens du travail en équipe ;
Aisance relationnelle ;
Appétence aux sujets traités par la direction ;
Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales ;
Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant.
Formations et/ou expériences en tant qu’assistante de direction souhaitées.
Qui sommes-nous ?
Territoire de la Métropole du Grand Paris, GPSEA, Grand Paris Sud Est Avenir réunit 16 communes* du Val-de Marne pour une population de 321 769 habitants (INSEE 2020), répartie sur près de 100 km² des portes de Paris à l'orée de la Brie.
Chaque jour, au sein de la collectivité, 74 élus et 1 200 agents mettent tout en oeuvre pour bâtir un territoire durable, inclusif et solidaire.
1200 agents investis dans les métiers des filières techniques (bâtiments, voirie, assainissement, propreté urbaine, restauration collective, collecte des déchets, hygiène, numérique...), sportives et culturelles (lecture publique, danse, musique, théâtre, sports aquatiques...) et administratives (droit, finances, achats publics...).
La diversité des provenances, des personnalités et des expertises de nos agents constitue la richesse de GPSEA, richesse à la mesure de l'ambition du territoire.
En 2023, GPSEA a réalisé entre autres projets, une soixantaine d'opérations de travaux sur les voiries et les réseaux d'assainissement et d'eaux pluviales, une dizaine d'opérations de construction, de réhabilitation ou de rénovation des équipements culturels et sportifs du Territoire, 60 opérations d'aménagement...
Vous aussi, vous avez de l'ambition pour votre carrière. Alors, postulez ! Et rejoignez-nous.
*Alfortville, Boissy-Saint-Léger, Bonneuil-sur-Marne, Chennevières-sur-Marne, Créteil, La Queue-en-Brie, Le Plessis-Trévise, Limeil-Brévannes, Mandres-les-Rose
À propos de l'offre
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Poste basé dans des bureaux récents et agréables (proximité du métro 8) à Créteil (94) ;
Possibilité de télétravail avec des outils mis à disposition ;
Solutions de restauration et véhicules de déplacement pour les réunions extérieures ;
Rémunération statutaire + RIFSEEP ;
Prestations d’action sociale via le CNAS ;
Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois) ;
Possibilité d'adhérer au contrat collectif prévoyance - maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité.
Créer votre compte candidat et joindre une lettre de motivation et votre CV à
Monsieur le Président
Renseignement auprès de Monsieur Yohann ZERMATI, Directeur de l’Observatoire : yzermati@gpsea.fr / 01 41 94 30 62 ou de Madame Alice SAPIR, Directrice Adjointe de l’Observatoire : asapir@gpsea.fr / 01 49 80 20 24 .
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 21/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
