Gestionnaire du bureau des plannings et examens
Référence : 2026-2331720
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
UNIVERSITE DE LILLE Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et Sociales Service du bureau des enseignements 1 Place Déliot 59000 Lille - Localisation : Faculté des sciences juridiques, politiques et sociales de Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions du poste
1. Emploi du temps : réalisation des emplois du temps des enseignants et des étudiants pour l'ensemble de l'année
sous contraintes calendaires. Gestion et optimisation du planning des salles et Amphis. Traitement des demandes quotidiennes :
absences, programmation de rattrapages, galops d’essai, réservation de salles pour divers événements et communication de
masse auprès des étudiants
2. Examens : planification des différentes sessions d'examens des étudiants de licence et master 1 de la faculté dont
plus de 150 étudiants en situation de handicap.
3. Participation au suivi des heures réalisées par les enseignants avec saisies dans les logiciels adaptés (ADE et Captacursus)
Activités principales et associées
Activités principales
- Accueillir et informer les enseignants, les personnels et les usagers (Accueil Téléphonique et présentiel)
- Organiser les sessions d'examens en fonction du calendrier de la faculté et mettre en œuvre toutes les opérations liées aux
examens des étudiants (calendrier, mise en forme et impression des sujets
- Élaborer les plannings étudiants (dont Erasmus) et enseignants, assurer leur diffusion
- Gérer les plannings et les agendas au quotidien
- Gérer le courrier, la messagerie
- Appliquer des procédures de gestion
- Gérer et mettre à jour les bases de données
- Transmettre la répartitions des enseignements aux différents services concernés en début de semestre
- Gérer quotidiennement les absences des enseignants et en informer les services scolarités, relations internationales et le
bureau des personnels enseignants ainsi que les étudiants
- Assurer la continuité du service en assistant et /ou suppléant un collègue en cas d'absence.
Activités associées
- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Assurer la continuité du service en assistant et /ou suppléant le collègue en charge des plannings et des examens ou en charge
des étudiants en situation handicap
Profil recherché
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
- Techniques de gestion administrative
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Logiciels bureautique
- Bonne connaissance de l'organisation des études et du fonctionnement de la Faculté ;
- Techniques d'accueil téléphonique et physique.
- Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Savoir-faire opérationnels
Maîtrise de plusieurs applications informatiques : Captacursus et ADE
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir rendre compte
Alerter en cas de difficultés
Planifier son activité
Travailler en équipe
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Rendre-compte à sa hiérarchie
Savoir-faire comportementaux
Savoir gérer les priorités, être organisé, rigoureux.
Savoir anticiper et s’adaptater aux évolutions, aux changements, aux imprévus
Faire preuve de capacités d’écoute et de dialogue, savoir s’adapter à l’interlocuteur ;
Etre capable de travailler dans des délais parfois contraints.
Capacité d’écoute /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Domaines de formation et expériences souhaitables
Maîtrise des applications informatique spécifiques utilisées chaque jour (cependant des formations à leur prise en main rapide
sont dispensées)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
À propos de l'offre
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Les candidatures (Lettre de motivation et CV détaillé) sont à transmettre au plus tard le 13 juillet 2026
via le lien ci dessous:https://univ-lille.nous-recrutons.fr/poste/bmmd898xw2-gestionnaire-au-plannings-et-examens/
CDD 3 ans renouvelable pour les contractuels
Pour les titulaires merci de nous transmettre une copie des 3 dernières fiches de paie avec la candidature
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Disponibilité exigée lors des pics d'activités prévisibles et réguliers
Télétravail possible après une période d'adaptation -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
