Gestionnaire formation, stagiaires et services civiques

Vos activités principales

Enjeux du poste :
Au sein du secrétariat général commun départemental (SGCD) de l’Ain, le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l’action sociale (BIPFAS) est en charge notamment de l’accompagnement de la vie professionnelle et garant de la qualité de vie au travail de l’ensemble des agents du périmètre de l’administration territoriale de l’État (préfecture et sous-préfectures, DDT, DDPP, DDETS, SGCD). Caractérisée par une communauté de travail aux origines ministérielles diversifiées, l’identification des différents processus doit permettre un accompagnement adapté des agents dans leurs besoins de formation et leur évolution de carrière.

Au sein du BIPFAS, le/la gestionnaire a pour missions :

Formation :

Diffuser de manière ciblée les offres de formation sur le périmètre ATE
Alimenter et actualiser le site Intranet des services de l’ATE dans l’Ain pour les rubriques formation, concours et examens professionnels et sur les autres thématiques du bureau en fonction des besoins
Organiser les moyens matériels et logistiques à mettre à disposition pour les formations locales
Assurer l’accueil des stagiaires lors des formations locales
Gérer et suivre les demandes d’inscription aux formations métiers ou interministérielles dans les applications web (SAFIRE, Renoirh, Formco…)
Enregistrer les formations suivies dans le tableau de suivi et renseigner les dossiers individuels des agents
Contribuer à l’évaluation, au contrôle, établir le bilan annuel des formations par structure sur l’ensemble du périmètre de l’ATE
Répondre aux demandes des agents via l’application GEF
Contribuer au recensement des besoins de formation à partir des extractions de l’application Estève (comptes rendus des entretiens professionnels) en appui du référent local de formation
Gérer les outils de suivi des formations et répondre aux enquêtes régionales/nationales
Assurer le suivi des formations obligatoires « les fondamentaux de la laïcité » et « transition écologique » notamment
Mettre à jour les tableaux de bord des effectifs de manière ponctuelle en lien avec le bureau RH.

Stagiaires et services civiques :

Solliciter les services, collecter les propositions et publier les offres de stages de 3ème et 2nde via la plateforme 1eleve1stage.education.gouv.fr
Solliciter les services, collecter les propositions et publier les offres de stages pour les élèves de l’IRA
Transmettre aux services les demandes de stages ( non gratifiés et gratifiés)
Établir les conventions de stage avec les établissements (EPLE, Ecoles supérieures)
Préparer l’accueil des stagiaires avec les services RH, logistiques et informatiques( fiches accueil)
Renseigner le tableau de suivi des stagiaires
Gérer la messagerie stagiaires
S’assurer de l’inscription et du suivi des formations obligatoires pour les services civiques

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Discrétion et confidentialité