Gestionnaire polyvalent (F/H)

·       Sur la matière RH, en lien avec le service des ressources humaines (SRH), il/elle s’assure le rôle de gestionnaire RH de proximité pour les agents de toutes catégories relevant du cabinet de la secrétaire générale. Cela couvre, de façon non limitative les matières suivantes : élaboration et suivi de la mise en œuvre des fiches navettes lors des prises de fonction au sein du cabinet, suivi des dossiers de mobilités entrantes et sortantes, renouvellement des contrats des non-titulaires, suivi des dossiers d’avancement, changements de situations individuelles, suivi des congés, CET, etc., gestion et le suivi des dossiers indemnitaires, suivi et planification via l’outil ESTEVE, instruction des recrutements de vacataires, des apprentis et des stagiaires.

Il/elle accompagne par ailleurs la cheffe de cabinet à l’occasion des dialogues de gestion RH mensuels (suivi des effectifs, tableaux de bords).

·       Sur la matière budgétaire, en lien avec le service des finances, des achats et de la conformité (SFAC) et par le biais de l’outil CHORUS, il/elle est chargé d’accompagner la chefferie de cabinet dans le pilotage budgétaire des moyens alloués au cabinet : suivi de l’enveloppe frais de représentation, gestion des devis, des mises en paiement et des attestations de service fait devant être mis à la signature de la cheffe de cabinet ;

·       Sur l’accompagnement des moyens matériel dont dispose le cabinet de la SG : gestion des fournitures et réassorts, gestion des achats (dans et hors outil Chorus) de l’établissement des bons de commande au suivi des factures ; gestion logistique en collaboration avec les services informatique et téléphonie (TICKETING)

·       Sur le suivi des astreintes et permanences : par le biais d’un tableau de suivi, le/la titulaire du poste est chargé.e d’assurer le suivi du remplissage par les membres du comité de direction de leurs congés, permanences et astreintes. Il/elle en assure la diffusion hebdomadaire auprès du bureau du cabinet. Il/elle est également chargé.e du suivi des astreintes des conducteurs exerçant au sein du cabinet ainsi que de la préparation et la mise en paiement mensuel de ce dernières, au même titre que les heures supplémentaires éventuellement réalisées.
·       Sur le suivi des astreintes et permanences : par le biais d’un tableau de suivi, le/la titulaire du poste est chargé.e d’assurer le suivi du remplissage par les membres du comité de direction de leurs congés, permanences et astreintes. Il/elle en assure la diffusion hebdomadaire auprès du bureau du cabinet. Il/elle est également chargé.e du suivi des astreintes des conducteurs exerçant au sein du cabinet ainsi que de la préparation et la mise en paiement mensuel de ce dernières, au même titre que les heures supplémentaires éventuellement réalisées.

·       Sur le suivi des déplacements établissement et instruction des ordres de mission et frais de déplacement, , gestion des états de frais.