Gestionnaire

MISSIONS
L’adjoint(e) administratif(ve) est chargé(e) de fonctions administratives d’exécution comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs.
Au sein de l’équipe pluridisciplinaire, il/elle assure les missions de secrétariat, de gestionnaire et d’accueil des publics, proches du public et partenaires.


Domaines d’activité de la fonction
ACTIVITES PRINCIPALES

- Assurer la permanence administrative selon le planning établi, ou en cas d’absence du personnel prévu

- Gérer les dossiers entrants :

- Impression de l’échéancier des entrants sur Genesis
- Le lundi, affectation des arrivants en fonction des CPIP présents au service. Les autres jours de la semaine, affectation des arrivants au CPIP de permanence.
- Transmission de l’échéancier avec affectation au cadre
- Enregistrement du CPIP référent sur Genesis
- Création du dossier de suivi individuel, transmission au CPIP référent
- Édition du B1 pour chaque entrant et fiche pénale à jour
               - Enregistrement sur APPI / PRISME, le lendemain de l’entrée à l’établissement, des PPSMJ écrouées

- Gérer les dossiers sortants :
- Impression de l’échéancier des sortants sur Genesis
- Transmission de l’échéancier aux CPIP concernés, assistantes de service social et coordonnatrice d’activité et au cadre
- Transmission du dossier papier à l’établissement pénitentiaire d’accueil ou au SPIP milieu ouvert en charge de la poursuite du suivi
- Sur APPI / PRISME, archivage ou transfert de la mesure d’emprisonnement

- Gérer le courrier :
-              Retrait du courrier des PPSMJ au secrétariat de direction et au greffe
-              Répartition du courrier aux CPIP référents, à la coordinatrice culturelle, au cadre ou aux autres services
-              Répondre aux PPSMJ en cas de longue absence du CPIP si motif non-précisé
-              Réception et traitement des mails de la boite structurelle
-               Dépôt du courrier en partance, pour les PPSMJ et pour l’extérieur, auprès du vaguemestre
-              Dépôt du courrier destiné aux services internes et à la DISP au secrétariat de direction
-              Remise du courrier pour le greffe directement au greffe

- Gérer les appels téléphoniques, sur les plages de permanence téléphonique : 9 heures à 12 heures, 14 heures à 16 heures, une semaine sur deux et orienter les appels vers le CPIP de permanence dès que la demande formulée implique une évaluation
-              Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques
-              Assurer l’accueil, l’orientation et le premier renseignement du public
-              Consulter et traiter les messages dans un délai raisonnable

-           Traiter les différents rôles :
- CPU arrivants / CPU vulnérabilité / CPU formation et classement / CPU sortants / CPU indigence : réceptionner les rôles, les transmettre aux agents concernés, archiver les rôles
- Audiences en débat contradictoire (ADC)