Nantes Université recrute un-e Assistant-e de formation pour le département Management de l' IAE

L’assistant-e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.

• Recruter les étudiants de l’année N+1 :
- Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement et listes d’attente.
• Préparer les rentrées universitaires :
- Suivre les étudiants partis à l’étranger ou en césure, créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur MADOC, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et contrôler la disponibilité des intervenants sur l’année N+1
• Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants
• Piloter l’organisation des stages :
- Rédiger les conventions et les avenants de stage, assurer le suivi des signatures, conserver et stocker la documentation, organiser les soutenances de stage
• Gérer les examens :
- Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d’émargement et des PV de Surveillance.
- Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteurs et étudiants, préparer la session de rattrapage
• Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Saisir, mettre en forme des documents divers
• Assurer le suivi des chargés d’enseignement statutaire et vacataires :
- En appui de la chargée du suivi des charges d’enseignement, mettre à jour les grilles d’enseignement pour identification et suivi du recrutement des vacataires, déclarer les heures assurées par les vacataires et les enseignants statutaires