PH6743 Assistant de l'équipe décanale de la Faculté de Santé H/F
Référence : 2022-1031592
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 2 rue Valette 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Résumé du poste
En lien régulier avec le Doyen de la Faculté de santé et avec les vice-doyens, et placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice générale déléguée et de la Faculté de santé et sous l’autorité fonctionnelle de la Secrétaire générale, l’assistant(e) de l’équipe décanale assure des fonctions polyvalentes d’assistance de direction et a pour mission d’apporter un appui administratif à l’organisation des instances facultaires.
Positionné(e) de façon transversale au sein de la Faculté de santé, l’assistant(e) a vocation à travailler en interaction étroite et régulière avec la Secrétaire générale, l’assistant(e) de direction de la Directrice générale déléguée et de son adjointe, et avec les directeurs des pôles facultaires, les assistants des équipes de direction des composantes de santé.
Descriptif des activités
Gestion de l’agenda, suivi administratif des dossiers :
- Gérer le secrétariat de l’équipe décanale : gestion de l’agenda et contrôle des échéances, organisation de réunions, réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements du Doyen, des vice-doyens et des chargés de mission, etc.
- Soutenir l’organisation matérielle des différents évènements organisés par le décanat, et y participer en fonction des besoins du service
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (partenaires)
- Sélectionner, organiser et diffuser l’information en interne et en externe
Gestion des instances :
- Participer à la préparation des instances facultaires notamment le conseil de faculté, les commissions Formation et Recherche, le Conseil de la Vie étudiante et le CHSCTS Santé : calendrier, ordre du jour et convocations, documents diffusés, préparation et suivi des listes d’émargement, votes, etc.
- Assurer la gestion matérielle et le secrétariat des séances
- Préparer les documents (relevés de conclusions, délibérations, etc.) et en assurer la diffusion
- Assurer une classification thématique des actes et en tenir un relevé
- Compléter des tableaux de bord et participer à l’élaboration de procédures dans le périmètre du poste
- Apporter un appui à l’organisation des élections universitaires
Travailler en binôme avec l’assistant de direction
Encadrement : non
Profil recherché
Profil recherché
Connaissances :
Connaissance de l’organisation générale d’un établissement public (et plus particulièrement d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche).
Connaissances administratives et financières (comptabilité publique)
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Bonnes capacités rédactionnelles
Bonne maîtrise des outils de bureautique et du web
Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion contraignants
Savoir rendre compte
Mettre en œuvre des procédures administratives
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir-être – Compétences comportementales :
Être organisé, réactif, rigoureux, à l’écoute, avoir un très bon relationnel
Être discret (confidentialité stricte), fiable et autonome
Aptitude à s’adapter et à travailler en équipe et de façon polyvalente
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Localisation
Qui sommes-nous ?
Rejoindre Université Paris Cité
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.
Descriptif du service
Présentation de la direction/structure d’accueil du poste
Forte de ses 27 400 étudiant.e.s, 46 laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.s-chercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois grandes facultés d’Université Paris Cité. Elle est constituée de trois composantes - médecine, odontologie et pharmacie – et de trois départements internes – maïeutique, sciences infirmières et rééducation-réadaptation. La force et le potentiel, au sein d’une même entité, distingue tout particulièrement en France et en Europe la Faculté de Santé.
Actuellement en structuration, la Faculté de Santé regroupe des pôles et un secrétariat général qui accompagnent l’activité des UFR, leurs départements formation et leurs plateformes de recherche :
– Pôle Pilotage de la Recherche
– Pôle Formation et vie étudiante
– Pôle Ressources humaines
– Pôle Finances et contrôle interne
– Pôle Organisation et Qualité
– Pôle Relations internationales
– Secrétariat général
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/11/2022
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Responsable de service de scolarité
