PP-DILT-CABINET- Coordonnateur(trice) du secrétariat particulier H/F

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Au sein du cabinet de la direction de l’innovation, de la logistique et de la technologie (DILT) et sous l’autorité du chef de cabinet et de la communication, le (la) coordinateur(trice) du secrétariat particulier a pour principales activités :
 
• encadrer le travail et l’activité des deux assistantes de direction ;
• prendre en charge la bonne coordination des agendas du directeur et du directeur adjoint, en lien avec les secrétariats des différents services de la préfecture de Police et ceux des services internes de la DILT ;
• assurer le suivi et le traitement de la messagerie fonctionnelle du secrétariat particulier, véritable porte d’entrée des courriels adressés à la DILT ;
• coordonner la gestion du courrier, en lien avec le service interne chargé de la dématérialisation : traitement des courriers entrants et sortants dans l’application Maarch ;
• veiller au bon classement numérique et à l’archivage des documents pour sécuriser la bibliothèque numérique de la direction
• sécuriser l’ensemble de l’activité du secrétariat (organisation et gestion des réunions, mise en place d’accueil café, réservation des salles, accueil physique et téléphonique des visiteurs, …)
• en l’absence du personnel chargé de la rédaction, participer à la mise en forme de lettres ou de notes dans le respect de la charte graphique Etat) ;
• au quotidien, le (la) titulaire du poste pourra apporter son soutien au chef de cabinet et de la communication pour le seconder sur certaines missions.
 
Force de proposition et d’innovation, le (la) coordonnateur(trice) est capable d’organiser et de prioriser les activités dont il a la charge. Il (elle) participera à des missions stratégiques dévolues au cabinet.
Au regard des sujets traités, il est indispensable de faire preuve de discrétion. Il est également demandé d’avoir une appétence pour le travail en équipe et d’être force d’entraînement pour faire évoluer favorablement les agents.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le cabinet a pour mission principale de centraliser et de fluidifier la coordination interne entre les services de la DILT et les services extérieurs de la direction. Il est le service « facilitateur » de la direction et doit garantir le cœur de métier de la DILT, direction « force de soutien » au service des autres entités de la préfecture de police.
Le cabinet est identifié comme la porte d’entrée pour l’ensemble des autorités préfectorales mais aussi pour les directions/services clients de la DILT.
Il est chargé des rendez-vous et des dossiers à préparer, en lien étroit avec le service du pilotage et de la gouvernance (SPG), de la bonne organisation et tenue des réunions du comité de direction, des questions protocolaires et honorifiques, ainsi que de la communication interne et externe.