PREF35 - Chef du pôle « Secrétariat particulier »

RIFSEEP : 1
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :

La cheffe de Cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr
Le directeur de cabinet : gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr
Vos activités principales
 Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste :
 1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet  :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,
- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,
- Gestion de l’agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations
- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires,
- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),
- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,
- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux….
- Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.
 
2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Secrétariat particulier » :
- Suivi de l’agenda du directeur de cabinet,
- Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,
- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,
- Organisation d’audioconférences et de visioconférences,
- Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,
- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,
- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,
- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),
- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).
 
3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle

4 – assure l’encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.