PREF49/ Secrétariat particulier de Monsieur le Secrétaire Général

Groupe RIFSEEP : 1

Le/la secrétaire-assistant(e) assure le secrétariat du sous-préfet, Secrétaire général de la préfecture, et contribue au bon fonctionnement quotidien de son activité.
Il/elle constitue un point d’appui essentiel dans l’organisation de l’agenda, la gestion des sollicitations, le suivi des dossiers et la préparation des réunions et déplacements.
Compte tenu de la nature du poste, il/elle est amené(e) à être en contact avec les services de la préfecture, les sous-préfets, les élus, les administrations, les partenaires institutionnels ainsi qu’avec différents interlocuteurs extérieurs.
Le poste requiert un sens élevé de la confidentialité et de la réserve, ainsi qu'une capacité à évoluer dans un environnement caractérisé par des priorités susceptibles d'évoluer rapidement.
La réussite dans ce poste repose à la fois sur l’exécution de tâches de secrétariat et sur la capacité à être un véritable point d’appui dans l’organisation quotidienne du Secrétaire général : savoir anticiper, alerter au bon moment, faciliter les relations avec les interlocuteurs, sécuriser les échéances et permettre au responsable de se concentrer sur ses missions stratégiques.

Vos activités principales :

Gestion de l’agenda et organisation de l’activité

Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda du Secrétaire général.
Organiser les rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements.
Identifier les éventuelles difficultés d’agenda et proposer des arbitrages ou solutions d’organisation.
Veiller à la bonne articulation de l’agenda avec celui du préfet, des sous-préfets et des principaux responsables de la préfecture.

Secrétariat et gestion des sollicitations

Assurer l’accueil téléphonique et, le cas échéant, physique des interlocuteurs.
Réceptionner, filtrer et orienter les appels, courriels et sollicitations.
Assurer la transmission des informations aux services et interlocuteurs concernés.
Préparer et mettre en forme courriers, notes, tableaux, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents du secrétariat.
Veiller au suivi des parapheurs et des documents soumis à signature.

Préparation et suivi des réunions

Préparer en lien avec les services les réunions présidées ou animées par le Secrétaire général.
Assurer les convocations et la diffusion des ordres du jour.

Appui au suivi des dossiers

Assurer le suivi administratif de dossiers confiés par le secrétaire général.
Relancer les services lorsque cela est nécessaire et signaler les échéances importantes.
Alerter le secrétaire général sur les échéances, difficultés ou sollicitations nécessitant son attention.