Référent des assemblées (h/f) - Mairie de PLAISIR

Placé sous l’autorité directe du Responsable du Pôle des affaires juridiques, avec qui vous travaillez en étroite collaboration, vous participez à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la collectivité.

A ce titre, vous apporter un appui technique et accompagner l’équipe sur la relecture, la validation et la rédaction des actes. Assurer le suivi des déclarations et des sinistres. Assurer la cohérence des procédures au sein de la direction en lien avec le responsable du Pôle des affaires juridiques.

En responsabilité :

○ Gérer et suivre les assurances et les sinistres de la collectivité;
○ Sécuriser les actes juridiques : contrôle des actes (contenu, signature, caractère exécutoire et opposable des actes-), centralisation, numérotation, dématérialisation, contrôle, et archivage des actes transmis (suivi du circuit de l’acte, conception des registres des actes-) ;
○ Assurer la cohérence des documents contractuels de même type ;
○ Assurer l’organisation des instances en lien avec le responsable du Pôle affaires juridiques (calendrier, rétroplanning, convocations, suivi opérationnel) ;
○ Rendre l’information administrative liée à l’activité de la direction accessible facilement au public (affichage public, contrôle de légalité, données essentielles, open data) ;
○ Participer à l’harmonisation des procédures juridiques suivies au sein de la direction ;

En autonomie :

○ Créer des procédures, revoir les procédures applicables et assurer leur diffusion ;
○ Continuer à promouvoir l’utilisation du parapheur électronique et de la signature électronique ;
○ Renseigner les tableaux de suivi dans son domaine de compétence et suivre ses délais ;
○ Assurer le secrétariat de l’assemblée délibérante (PV, calendriers, etc…);
○ Commander de fournitures pour la direction ;

Missions secondaires :

En contribution :
○ Faire évoluer, adapter les outils/modèles/clauses proposés aux directions opérationnelles afin de les adapter aux évolutions règlementaires, à la réalité de terrain aux difficultés rencontrées ;
○ Proposer des modèles de clauses, contrats, courriers types ;
○ Communiquer, expliquer, diffuser les outils dédiés aux directions opérationnelles dans le cadre de formations ou ateliers de mise en pratique ;
○ Participer à la mise en œuvre de la dématérialisation ;
○ Conseiller / aider à la décision les opérationnels sur les difficultés d’exécution ;
○ Participer à la mise en œuvre des évolutions juridiques au sein de la collectivité ;
○ Mettre en application des nouveaux textes et définition des impacts dans son domaine de compétence ;
○ Remonter les incidents, recenser les risques ;