Responsable adjointe du service des formalités administratives - COMBS LA VILLE
Référence : O077260420000469
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Combs-la-Ville
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L’adjoint(e) au responsable des formalités administratives accompagne le responsable dans l’organisation et le pilotage du service et assure son remplacement en cas d’absence. Il/elle participe à l’amélioration continue des procédures afin de moderniser les pratiques du service.
Le poste consiste également à accueillir, informer et accompagner les administrés dans leurs démarches administratives (état civil, élections, formalités diverses), en garantissant la qualité du service rendu, le respect de la réglementation et des délais.
La dimension relationnelle est centrale, avec des échanges constants avec les usagers, les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Activités principales :
Organisation et gestion du service :
• Assister et remplacer le responsable de service
• Organiser, coordonner et contrôler l’activité d’une équipe de 8 agents
• Elaborer et mettre à jour les procédures internes
• Être force de proposition pour améliorer le service rendu
Accueil et relation aux usagers :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Informer, orienter et accompagner les administrés
• Traiter les demandes liées aux formalités administratives
Gestion de l’état civil :
• Instruire et suivre les dossiers (naissance, mariage, décès, PACS…)
• Rédiger actes et documents administratifs
• Organiser les cérémonies (mariages, parrainages civils)
Gestion des élections :
• Tenir et mettre à jour les listes électorales
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins
• Assurer une présence lors des élections
Gestion funéraire :
• Préparer les autorisations et dossiers funéraires
• Assurer le suivi des concessions et opérations au cimetière
Formalités administratives :
• Instruire les dossiers (CNI, passeports, attestations, recensement…)
• Assurer le suivi des affaires militaires et du recensement citoyen
Activités ponctuelles :
• Secrétariat des mariages (par roulement)
• Remplacement ponctuel des collègues
• Contrôle des opérations funéraires sur site
• Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
• Déplacements : Ponctuels (cimetière notamment)
• Astreintes / permanences : Participation aux élections et cérémonies
• Autres contraintes :
- Secrétariat de mariage le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
- Disponibilité liée aux scrutins électoraux
Profil recherché
Connaissances théoriques et pratiques :
• Droit civil, code de la nationalité, législation funéraire, code électoral
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des logiciels métiers (TES, Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web…)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
• Veille réglementaire et juridique
Savoir-faire :
• Accueillir et informer le public
• Instruire et gérer des dossiers administratifs
• Organiser et coordonner une équipe
• Rédiger des actes et courriers administratifs
• Appliquer et faire évoluer des procédures
• Gérer les situations complexes avec les usagers
Savoir-être :
• Sens du service public
• Bonnes qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
• Discrétion et respect du devoir de réserve
• Rigueur et organisation
• Esprit d’équipe et aptitude managériale
• Adaptabilité et réactivité
• Bonne présentation et expression orale
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation et CV) doivent être adressées à Monsieur le Maire via le site internet de la Ville, rubrique « Offres d’emploi ».
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 19/06/2026
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
