Responsable Administratif d'UFR F/H (réf. LEA-1-RE27)
Référence : 2026-2284640
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 108 boulevard Malesherbes 75017 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Responsable administratif ou administrative d’UFR
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d’un an).
A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.
Missions :
Sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, la-le responsable administratif.ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements tant au niveau Licence que Master de l’UFR À l’intersection entre les enseignants, les étudiants, l’équipe administrative, les services centraux de la faculté et les partenaires institutionnels de l’UFR, il/elle veille à ce que les relations de travail soient efficaces et harmonieuses.
Activités principales :
Encadrement et animation d’équipe
- Assurer la bonne répartition des tâches au sein de l’équipe administrative placée sous sa responsabilité
- Assurer la coordination et le bon fonctionnement de l’équipe
- Gérer la carrière des agents de l’équipe administrative (entretiens professionnels, tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)
Gestion administrative et comptabilité avec l’aide de l’équipe administrative
- Assurer le suivi du budget, alternance comprise, et préparer les dialogues de gestion
- Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages, assurer la la validation des missions
- Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
- Assurer le suivi des conventions auxquelles est associée l’UFR
- Mettre en place des indicateurs conformément aux demandes de la gouvernance universitaire
Gestion pédagogique
- Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
- Organiser les examens des différentes sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
- Participer aux calcul des examens d’Abu Dhabi
- Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements et du planning d’occupation des salles
- Participer aux recrutements des étudiants via les différentes plateformes (Parcoursup, ECandidat, Mon Master…..)
- Gestion des absences et certification des résultats pour les alternants en lien avec Formasup
- Participer à l’élaboration des maquettes, y compris alternance et Abu Dabi, lors du renouvellement quinquennal
Accueil et communication
- Accueillir les étudiants et les enseignants
- Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
- Assurer l’interface entre les enseignants et les services administratifs centraux
- Réceptionner les informations pertinentes et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
- Participer aux journées Portes Ouvertes
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés : une bonne maîtrise d’apogée est absolument indispensable
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Savoir-faire requis :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Maitriser les logiciels bureautiques
- Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’anticipation, de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Savoir gérer la pression
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
L’unité de formation et de recherche (UFR) de langues étrangères appliquées (LEA) a pour vocation de comprendre les enjeux du monde contemporain à travers l’étude des langues et des civilisations des pays. Ce parcours pluridisciplinaire allie une formation en linguistique (choix de deux langues), en politique, en droit et en économie. Il donne accès à différentes spécialités professionnalisantes dans le commerce et la communication à l’échelle internationale.
Localisation : Malesherbes (localisation principale) et Clignancourt
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d’un an).
A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence LEA-1-RE27 à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Responsable de service de scolarité
