Responsable administratif polyvalent (h/f) - MAIRIE DE AUBERS

- Accueillir, renseigner la population
URBANISME
- Gestion du service urbanisme (suivi des relations avec les administrés dans leurs démarches d’urbanisme : DP, PC, CU, les renseigner sur le PLU,
- Instruire certains dossiers
- Transmettre et suivre les dossiers instruits par la Métropole Européenne de Lille (assurer les liens avec les services instructeurs de la MEL)
GESTION DES LOCATIONS
- Gérer les demandes de location et d’occupation des salles communales et assurer les contrats de location
- Réceptionner les paiements liés aux locations de salles et les enregistrer
- Assurer les visites des salles communales avec les utilisateurs
- Assurer le suivi du planning d’occupation des salles notamment avec les associations
SECURITE DES BATIMENTS
- Assurer le suivi des contrôles et vérifications réglementaires obligatoires
- Suivre et organiser les contrôles ERP
- Veiller au respect de la règlementation applicable aux établissements recevant du public ERP
- Assurer la tenue et la mise à jour des registres de sécurité des bâtiments communaux
- Centraliser et classer les documents relatifs aux contrôles et maintenance.
- Suivre les maintenances et les vérifications
REGIE ET GESTION DES RECETTES
- Assurer les fonctions de régisseur
- Enregistrer et comptabiliser les recettes dans le logiciel notamment la location de salle ou autre titre de recette
- Assurer le suivi administratif des encaissements

ACTION SOCIAL
- Accueillir et recevoir les administrés rencontrant des difficultés sociales ou administratives
- Informer et orienter les usagers dans leurs démarches auprès des organismes compétents
- Recevoir les demandes relatives aux logements sociaux lors de la libération de logement sur la commune

ASSURER UNE POLYVALENCE DANS LES MISSIONS DE SERVICE EN COLLABORATION AVEC UN AUTRE AGENT, AVEC REPARTITION ET COORDINATION DES TACHES :

• ETAT CIVIL ET POPULATION
- Elaborer et rédiger les actes d’état civil
- Mettre à jour et assurer la tenue des registres d’état civil
- Répondre aux demandes d’actes d’état civil
- Accueillir et renseigner les administrés dans leurs démarches d’état civil
- Assurer la préparation de la salle des mariages
- Accueillir les administrés dans le cadre du recensement citoyen obligatoire des jeunes de 16 ans et transmettre le fichier PECOTO au ministère des armées
- Arrêté de concession et assurer le suivi administratif lors d’un décès

• GESTION DE LA CANTINE, DE LA GARDERIE ET ECOLE
- Assurer la gestion administrative du service de restauration scolaire
- Effectuer les commandes nécessaires au fonctionnement de la cantine
- Pointer et suivre les présences et absences ders enfants à la cantine et à la garderie
- Emettre les titres de recettes liés aux services de cantine et de garderie
- Inscription écoles en début d’année

• ELECTIONS
- Rédiger un PV
- Inscriptions aux listes si nécessaires ( à la demande)