Responsable administratif·ve adjoint·ve

1.Pilotage et gestion administrative
➢ Assister, conseiller sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes
➢ Contrôler l’application des règles et procédures administratives
➢ Contribuer à définir et mettre en oeuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels de la structure
➢ Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement
➢ Participer à la réalisation d’études, l’élaboration de tableaux de bord, de rapports et d’enquêtes ainsi qu’à la réponse aux audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
➢ Apporter son expertise, contribuer aux éléments administratifs requis pour les instances et commissions, assurer une veille stratégique et réglementaire
➢ Gérer quotidiennement les activités et urgences de l’UFR, gérer les demandes d’interventions et signalements d’incidents via l’application dédiée, en assurer le suivi
➢ Participer aux instances de l’UFR et contribuer à leur préparation
➢ Apporter un soutien administratif à la direction de l’UFR, superviser et gérer la messagerie électronique de la direction de l’UFR
➢ Participer activement à l’élaboration du projet de service
➢ Assurer l’archivage de l’UFR
2.Pilotage et Gestion de l’offre de formation
➢ Assurer le suivi opérationnel de l’offre de formation, gérer les demandes annuelles de modification de maquettes
➢ Collaborer avec la direction de la formation et des études pour l'élaboration et la mise en oeuvre des différentes procédures relatives à la scolarité (modalités des campagnes d’admission en licence et master, modalités de contrôle des connaissance, calendrier des examens, etc.)
➢ Optimiser le suivi et l’utilisation des données issues des conseils de perfectionnement
➢ S’assurer de l’application de la réglementation des études et veiller à la régularité des actes administratifs
➢ Participer au processus d’évaluation et d’accréditation des formations
➢ Superviser, et éventuellement assurer, la mise à jour de l’offre de formation sur le site internet de l’université
➢ Participer au projet de changement de plateforme de candidatures (e-candidat)
➢ Participer au projet de changement de logiciel de gestion de scolarité (Pegase)
➢ Mettre en oeuvre et suivre la réforme des métiers de l’enseignement au niveau de l’UFR
➢ Préparer la future offre de formation
3.Management et gestion des ressources humaines
➢ Assurer le relais opérationnel de la responsable administrative et financière dans la gestion quotidienne des ressources humaines et l’application des procédures
➢ Accompagner, conseiller et soutenir les responsables de bureaux, pédagogiques et de départements dans leurs missions de management et dans l’application de la réglementation relative aux personnels administratifs et enseignants