Responsable de la cellule archives

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Sous l’autorité hiérarchique du chef du bureau des achats et de la logistique, le responsable des archives et de la documentation assure une gestion au fil de l’eau des archives vivantes, des archives intermédiaires et le suivi de la documentation de la préfecture et des 3 directions départementales interministérielles (DDI) dans le respect des orientations ministérielles et régionales.
Il est chargé notamment des tâches suivantes :
- Gestion et organisation des archives (procédures et locaux)
- Élaboration et mise à jour de la cartographie des archives
- Organisation du versement des archives définitives aux archives départementales ou leur destruction
Conseil et accompagnement des services de préfecture et de DDI
- Liaison entre les services producteurs et les archives départementales
- Création et suivi du tableau de bord relatif à la situation physique des archives sur l’ensemble des sites
Relance des services sur les archives dont la DUA est atteinte
- Création du tableau de gestion sur l’ensemble des thématiques traitées pas les services de la préfecture et des DDI
- Assiste en tant que de besoin le chef du bureau des achats et de la logistique aux opérations de réaménagement des services.
L’agent pourra se voir confier de façon complémentaire des missions ne figurant pas dans la présente liste, en relation avec son poste et son grade, en fonction des nécessités de service.

Votre environnement professionnel

Activités du service :
L’activité du service est régie par le décret n°2020-99 du 7 février 2020 (article 3) et par le contrat de service passé avec les structures soutenues.
Le SGCD assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des directions et services.
Sur décision du préfet de département concerné, le secrétariat général commun départemental peut assurer la gestion mutualisée d'autres fonctions ou moyens.
Elle est exercée au profit d’environ 850 agents de la préfecture,  des sous-préfectures et des directions départementales interministérielles.

Composition et effectifs du service :
Le SGCD est constitué de 4 pôles et services (environ 90 agents).
Le pôle « fonctionnement budgétaire et logistique » compte 19 agents : 3 A+ et A, 16 B et C

Liaisons hiérarchiques :
Responsable N+1 : Chef du bureau des achats et de la logistique
Responsable N+2 : chef du pôle « fonctionnement budgétaire et logistique »

Liaisons fonctionnelles :
Administrations centrales
Archives départementales