Responsable de la Régie Planning-Administrateur.trice du logiciel métier
Référence : 2025-1927917
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Bibliothèque Publique d'Information (BPi)
Bibliothèque publique d'information 25 rue du renard-75004 Paris - Localisation : 25 rue du renard-75004 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Secrétaire administratif - Groupe Rifseep 2
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Cadre hiérarchique :
Administrateur.ice de l’outil Chronos sur son volet accueil du public - Coordinateur.ice des plannings sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service Coordination de l’accueil
Missions de l’agent :
1. Au titre de l’administration de l’outil GTA (Chronos) sur les activités d’accueil du public :
- Elle.il effectue les contrôles, paramétrages et tests et s’assure du bon fonctionnement de la base sur son volet accueil du public
- Elle.il est le contact du support de maintenance de l’entreprise en charge de l’outil et effectue le suivi des demandes de corrections et d’améliorations auprès du prestataire.
- Elle.il répond aux questions agents de la Bpi concernant la gestion de l’accueil du public (récupérations horaires).
- Elle.il pilote la rédaction des tutoriels qui permettent aux agents de prendre en main l’outil sur son volet de gestion de l’accueil et elle.il participe aux formations des nouveaux agents.
- Elle.il est en lien direct avec l’administratrice de la base de données sur son volet SRH
2. Au titre de la coordination des plannings
- Elle.il coordonne la préparation des plannings par rotation hebdomadaire entre 5 agents (tout en assurant lui.elle-même 10% de ces plannings)
- Elle.il assure le suivi des indicateurs d’activité de l’accueil du public et participe à l’élaboration et au choix de ces indicateurs. Dans ce cadre, elle·il effectue le suivi statistique, à des fins de veille RH, les motifs (non nominatifs) de non pourvoi de plages.
- Elle·il assume une veille de 1er niveau de respect du règlement intérieur, et contacte les chef·fes de grille quand le règlement n’est pas respecté dans les échanges. En cas de difficulté, elle·il en réfère à son chef de service.
Activités autres
1- Participation aux permanences de service public.
2- Participation aux activités du service, en particulier dans le domaine de la sélection, du recrutement, de la formation, et de l’encadrement des vacataires d’accueil.
Profil recherché
Connaissance des outils de GTA : niveau maîtrise
Connaissance des problématiques et du fonctionnement des établissements culturels en général : niveau maîtrise
Connaissances des missions et du fonctionnement d’une bibliothèque : niveau maîtrise
Connaissance des problématiques et des pratiques de l’accueil, du renseignement, du service du public : niveau maîtrise
Expérience confirmée dans la conception, la mise en œuvre et la coordination de projets : niveau pratique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- faustine.lejour@bpi.fr
- christophe.evans@bpi.fr
Qui sommes-nous ?
La Bibliothèque publique d’information (Bpi) est un établissement public administratif sous la tutelle du ministère de la Culture.
La Bpi est ouverte 313 jours par an et accueille une moyenne de 4500 visiteurs par jours.
Bibliothèque nationale de lecture publique, la Bpi se déploie sur 10 000 m2 dans les espaces du Centre Pompidou.
À l’écoute de ses usagers, la Bpi leur apporte une expertise sur l’ensemble des ressources et répond aux besoins aussi différents que les loisirs, la formation permanente, la préparation d’examens, les aléas de la vie quotidienne…
Son offre est composée de 365000 livres, journaux, films, musique, ressources numériques, méthodes d’autoformation, etc.
Ses missions sont d’offrir à tous et toutes, en libre accès, un choix constamment tenu à jour de collections françaises et étrangères de documents d’actualité, de constituer un centre de recherche documentaire en liaison avec les autres centres, bibliothèques et établissements culturels et de participer aux activités culturelles du Centre Pompidou.
Forte de sa diversité, de son image et de son rayonnement national et international, la Bpi développe de nombreux partenariats et collaborations de par sa mission de coopération permettant de favoriser par différents programmes d’actions la mutualisation des bonnes pratiques entre les bibliothèques publiques françaises ainsi que développer leur représentation internationale.
Créatrice et organisatrice d’actions culturelles, elle offre à ses lectrices et lecteurs une programmation culturelle variée : expositions, festivals, cinéma, rencontres, ateliers et permanences. Elle est ainsi à l’origine de la création du festival de littérature contemporaine « Effractions », du festival « Press Start » qui explore le monde des jeux vidéo, de la cinémathèque du documentaire qui met en œuvre une programmation quotidienne, accompagne et soutient de nombreux acteurs du secteur et propose une large base de ressources en ligne, ainsi que le festival Cinéma du Réel dont le but est de promouvoir le cinéma documentaire.
Descriptif du service
Description du service :
Au sein du département des Publics, le service Coordination de l’accueil :
- Coordonne un accueil de qualité entre les différents départements ouverts au public, en liaison avec chacun des coordinateurs de service public. Il suscite, repère, diffuse et harmonise les bonnes pratiques.
- Veille à une bonne adaptation des espaces et des services aux comportements et attentes des usagers, dans toute leur diversité : signalisation, présentation, valorisation matérielle des collec-tions, conforts, ergonomie
- Assure la mise à jour d’une base de connaissance utilisée par les agents pour renseigner le public
- Gère les plannings de service public par un système de « grilles »
- Gère le rangement des collections consultées par les usagers
- Participe au recrutement, assure la formation initiale et le suivi quotidien des équipes d'agents contractuels d'accueil, de rangement et d'encadrement de rangement afin de permettre à ce personnel d’être partie prenante d’un accueil de qualité des usagers.
À propos de l'offre
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Modalités de recrutement
Candidatures : (Curriculum Vitae et lettre de motivation) à adresser à faustine.lejour@bpi.fr + christophe.evans@bpi.fr avec copie à recrutement@bpi.fr
Les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et de la Communication et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
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Possibilité de télétravail sur une journée semaine après signature d’une convention, 4 mois après la prise de poste.
Participation aux permanences de service public (62h sur 10 semaines) y compris en soirée jusqu'à 22h, les week-end et les jours fériés -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/06/2025
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Administratrice / Administrateur d'outils, de systèmes, de réseaux et/ou de télécoms
