Responsable des affaires générales (h/f) - Mairie de Saint RAPHAEL

Le service des Assemblées et Assurances, composé de 4 agents, exerce une mission transversale auprès de l’ensemble des services de la Collectivité. Il est chargé d’assurer la préparation, le suivi et la sécurisation juridique des instances municipales, la gestion et du suivi des dossiers d’assurance, ainsi que le pilotage et le suivi d’une partie des subventions octroyées par la Ville.

Le responsable du service assure l’encadrement et la coordination de ces missions. Il veille au bon fonctionnement des instances délibérantes de la Collectivité, à la sécurisation des procédures administratives ainsi qu’à la gestion rigoureuse des dossiers d’assurances et de subventions relevant de son périmètre. Par son expertise et ses capacités d’organisation et de pilotage, le responsable contribue au bon fonctionnement institutionnel de la Commune.

Vos missions principales :
1. Préparation, suivi et sécurisation juridique des instances municipales : Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des instances municipales de la Collectivité (Conseil municipal et commissions), garantir la fiabilité et la conformité juridique des délibérations, arrêtés, décisions et coordonner le circuit de validation jusqu’à leur exécution, incluant la transmission au contrôle de légalité, la publicité et la tenue des registres réglementaires.

2. Gestion des assurances et supervision des sinistres : Assurer le suivi des contrats d’assurances, la gestion des déclarations de sinistres et leur traitement en lien avec les acteurs concernés (responsabilité communale, dommages à la Commune, catastrophes naturelles, protection fonctionnelle)

3. Supervision de la gestion des subventions (hors secteur sportif) : Assurer le pilotage, le suivi administratif des subventions octroyées par la Ville, hors champ sportif, et veiller à la bonne application des procédures (conventions d’objectifs, commissions…)

4. Gestion administrative et traçabilité des actes : Assurer la gestion des outils métier, des supports liés aux instances (logiciel métier ; registres, tableaux de suivi) et garantir la traçabilité des actes et décisions.

5. Budget du service : Préparer, suivre et exécuter le budget du service

6. Encadrement et pilotage du service : Encadrer et coordonner l’activité de l’équipe composée de 4 agents, organiser le fonctionnement du service et en assurer la continuité et la qualité.