Responsable du bureau de l'accueil et de l'intégration - OFII Direction territoriale de Cayenne H/F

Management, coordination, animation et pilotage du bureau BAI
- Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
- Organiser, coordonner et contrôler les activités du bureau
- Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des
prestations
- Être un référent pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre
des procédures
- Favoriser la cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer
des nouveaux agents
- Assurer l’évaluation des agents
- Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité du bureau et aux réunions internes de
coordination
Suivi d’activité
- Participer à la création d’outils de planification et de suivi
- Préparer et vérifier les données statistiques et rapports périodiques des bureaux et en assurer la
transmission à sa hiérarchie
Relations avec les partenaires institutionnels ou privés
- Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
- Participer aux réunions extérieures de coordination à la demande du DT
-Gérer les contrats passés avec les prestataires et veiller à leur bonne exécution
- Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires

Veille réglementaire
- Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des
agents et veiller à son application
Animation des relations avec les prestataires intégration
-  Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation
-  Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
- Diffuser les consignes du service central auprès des prestataires
- Proposer des améliorations aux prestataires
Suivi du dispositif
- Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
- Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs
du CIR
- Assurer le suivi quotidien des bons de commande
Suivi et contrôle des marchés
- S’assurer de la conformité des prestations au regard du cahier des charges et des résultats attendus
- Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du cahier des charges
- Vérifier les conditions d’exécution du marché et notamment le respect des délais
- Alerter la DAF ou la DAI en cas d’incidents ou de contentieux potentiels
- Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service
- Enregistrer l’engagement dans l’application financière et éditer les bons de commandes
- Suivre les engagements et les dépenses et veiller au respect du budget alloué au marché
- Assurer le suivi financier régulier et communiquer les éléments physico financiers au siège
- Organiser le dispositif de contrôle des prestataires, réaliser les contrôles sur place et rendre compte
de son évaluation.