RESPONSABLE DU PÔLE SECRÉTARIAT EN CHAMBRE TERRITORIALE DE BORDEAUX

Organiser les tâches du secrétariat : gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc…) notamment en gérant le remplacement des agents absents ; 

Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation ;

Participer à l’évaluation des secrétaires d’audience en veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires ;

Rendre compte au/à la chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d’initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.

Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre

Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d’audience pour préparer l’enrôlement ;

Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu’ils puissent être inscrits au rôle d’une audience (saisies d’informations sur les logiciels informatiques ; transmission des dossiers à d’autres services de la Cour…).

Assurer la gestion des audiences

Préparer l’audience : convocation des parties à l’audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d’instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement… ;

Organiser la tenue de l’audience publique et notamment :

Veiller à la fluidité de l’audience en assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition ;

Appeler les affaires inscrites au rôle de l’audience ;

Remplir le rôle de l’audience et les fiches « interprétariat » ;

Effectuer le suivi de l’audience : enregistrement du sens du délibéré ; traitement des décisions de renvois ; notification des décisions ; archivage.

Le/la responsable du pôle secrétariat travaille en liaison directe avec les rapporteurs de la chambre dans laquelle il/elle est affecté(e), et est le référent du secrétariat auprès des services de la Cour avec lesquelles il est en lien quotidiennement (services du greffe, des ordonnances, de l’interprétariat, de l’accueil des parties et des avocats, et le bureau d’aide juridictionnelle…)