Responsable du pôle événements F-H (237)

Placé sous la responsabilité de la Directrice de la communication, culture et événements, la ou le responsable du pôle contribue à la gestion et valorisation des espaces universitaires pour l’organisation d’événements et coordonne l’ensemble des évènements institutionnels, internes, scientifiques et externes. Elle ou il est également en charge la gestion des conventions de l’ensemble de la direction et assure la gestion et suivi des différents marchés gérés par la direction.
Missions :

·       Responsable du fonctionnement quotidien du pôle 
·       Coordination opérationnelle des évènements avec l’ensemble des pôles de la DCCE et les services demandeurs de l’Université ainsi que les demandeurs externes
·       Veille au processus de décision, de communication et de diffusion
·       Gestion administrative des marchés et des conventions pour l’ensemble de la direction.
Activités principales :
·       Organiser et coordonner la mise en œuvre de la réservation des locaux et espaces mis à disposition du public universitaire et externe pour l’organisation d’événements
·       Encadrer 5 agents (1 chargé d’évènements institutionnels, 2 chargés d’évènements scientifiques, 1 gestionnaire évènementiel, 1 régisseur)
·       Traiter les dossiers entrants et sortants (Boite mail événements, parapheurs, courriers)
·       Assurer le suivi administratif et financier du pôle événements et du pôle communication (suivi du budget avec la directrice, facturation, devis…)
·       Gestion des marchés régie, sécurité, communication et impression, goodies …
·       Gestion des conventions de la direction (conventions de tournage, convention congrès…)
·       Être présent sur les évènements pour en assurer le bon déroulement
·       Analyser et exploiter les données de gestion
·       Réaliser et mettre à jour des documents de référence (fiches de procédures, convention d’occupation, formulaires de réservation de locaux, états des lieux, catalogue des salles et espaces …)
·       Veiller au maintien en bon état des locaux mis à disposition
·       Proposer des actions correctrices en cas de dysfonctionnement organisationnel
·       Participer aux groupes de travail avec les partenaires de l’université sur les projets événementiels
·       Faciliter les démarches dans des situations d’urgence (locaux indisponibles, réservations tardives)
·       Être en soutien de l’organisation des évènements institutionnels et scientifiques

Activités associées :
·       Participation aux activités de la DCCE
·       Assurer une veille métier et proposer de nouveaux outils de gestion