Responsable du Secrétariat Général
Référence : O091260220000389
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Lisses
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
• piloter l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat général,
• organiser et suivre les instances
• gérer et sécuriser les actes administratifs
• piloter l’administration générale
Pilotage du secrétariat général et encadrement de l’équipe
-Encadrer et organiser l’activité du service (2 agents) ;
-Superviser l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion du courrier et des boîtes mails ;
-Élaborer et suivre le budget du secrétariat général ;
-Organiser les missions courantes d’administration générale
Organisation et suivi des instances de l’établissement
-Préparation, organisation et suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux
-Suivi de la logistique nécessaire à l’organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux (aménagement et préparation de la salle)
-Prévision et proposition des ordres du jour
-Conception des dossiers, relecture et transmission
-Envoi des convocations et dossiers (plateforme électronique) et information des EPCI et syndicats adhérents
-Gestion des relances en vue d’obtenir le quorum
-Rédaction des relevés de décisions et procès-verbaux
-Rédaction des délibérations et suivi (transmission au Contrôle de légalité et suivi, transmission aux services, suivi de l’exécution, publicité)
-Elaboration et/ou vérification et envoi des convocations et dossiers afférents des commissions permanentes, suivi des présences, préparation des feuilles d’émargement,
-Suivi des relations avec les élus, le Directeur Général des Services et les adhérents du SIREDOM
Gestion et sécurisation des actes administratifs
-Rédaction / vérification des décisions, transmission au Contrôle de légalité et suivi
-Rédaction des arrêtés, transmission au Contrôle de légalité et suivi
-Organisation et suivi du registre des délibérations et des décisions
-Gestion des archives (procédure d’archivage, contrôle des versements et suivi de l’archivage)
Administration générale
-Coordination entre la Direction Générale et les Services
-Contrôle et validation des parapheurs soumis à signature
-Organisation de manifestations (vœux, inaugurations, …)
-Approvisionnement des services en fourniture de bureau et alimentation
-Suivi de l’entretien des locaux du siège du SIREDOM
-Gestion des assurances : déclaration de sinistres, gestion des dossiers, suivi de la sinistralité, mise à jour des données déclaratives.
Profil recherché
SAVOIR-ETRE :
-Sens du service public et de l’intérêt général ;
-Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité ;
-Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
-Autonomie et sens des responsabilités ;
-Réactivité et capacité à gérer les priorités ;
-Aisance relationnelle avec des interlocuteurs institutionnels ;
-Capacité à encadrer et coordonner une équipe ;
-Disponibilité ponctuelle en soirée pour les instances et manifestations.
SAVOIRS :
-Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics ;
-Connaissance des règles de fonctionnement des instances délibérantes ;
-Connaissance des procédures administratives et du contrôle de légalité ;
-Connaissance des règles d’archivage et de gestion des actes administratifs ;
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
-Excellente maîtrise de l’expression écrite et des règles d’orthographe ;
-Notions de gestion budgétaire et de moyens généraux.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
63 rue du Bois Chaland
ZI - CE 2946 - LISSES
91029 EVRY -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Responsable de coordination administrative
