Responsable du service Evènementiel et Protocole - VILLENEUVE-LÈS-MAGUELONE

Sous l'autorité du Directeur Général des services, vous serez chargé.e de promouvoir la visibilité et l'attractivité de la Ville, par le biais de manifestations événementielles et de rendez-vous protocolaires.
Vous serez responsable de la planification et de la supervision de l'organisation de nombreux évènements institutionnels, ainsi que de la conception de nouveaux rendez-vous festifs. Vous vous verrez également confier la prévision et le suivi budgétaires.

Pilotage de la stratégie événementielle
? Définir la stratégie événementielle de la Commune en collaboration avec le DGS et les élus,
? Proposer des concepts, formats et contenus pour les événements de la ville en pilotage direct,
? Élaborer et mettre à jour le planning des événements de la ville et s'assurer de sa communication auprès des
élus et services concernés,
? Accompagner, conseiller et apporter un soutien stratégique et logistique aux événements portés par les services municipaux,
? Élaborer et gérer le budget du service événementiel,
? Piloter et suivre les marchés publics et les appels à projets liés aux prestations événementielles,
? Rechercher et piloter les prestataires,
? Organiser et animer des réunions de travail,
? Réaliser une veille et un benchmarking des événements, animations, prestataires...
? Mettre en ½uvre un dispositif d'évaluation des événements,
? Management administratif et opérationnel des agents du service

Conception et réalisation des événements
? Élaborer et gérer le budget du service événementiel,
? Assurer le pilotage, l'organisation et le suivi des événements, cérémonies, manifestations traditionnelles et protocolaires,
? Assurer et coordonner, en relation avec les services concernés dont la Direction de la Communication, les réunions publiques, rencontres avec les administrés et autres évènements relatifs au déploiement de la Démocratie Participative,
? Assurer la gestion administrative et financière de chaque événement,
? Anticiper l'ensemble des besoins de réception, décoration, goodies et s'assurer de la gestion des commandes et des stocks,
? Centraliser l'ensemble des besoins techniques liés aux événements (électricité, informatique, vidéo, sonorisation, barriérage, plomberie, rédaction et affichage des arrêtés, signalétique, plans, demandes de véhicules, renforts RH, conformité de sécurité...) et faire le lien avec les services municipaux compétents : services techniques, police municipale, communication...
? Piloter le suivi de la mise en ½uvre et du bon déroulement des événements, ainsi que la coordination logistique
et technique le jour J

Réalisation et diffusion des supports de communication
? Gestion des outils numériques et des réseaux sociaux ; mise à jour quotidienne des contenus : création, actualisation, illustration et suppression
? Conception graphique de supports de communication et de promotion : affiches, plaquettes