Responsable du service facturier

Dans le cadre de son organisation comptable, l’agence comptable du Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute un(e) Responsable du service facturier (SFACT).

Placée sous l’autorité hiérarchique de l’agent comptable, la personne recrutée assure le pilotage et la sécurisation du processus de traitement des dépenses, dans le respect du cadre réglementaire de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).
L’agence comptable est composée de 20 agents (3 A, 3 B et 14 C). Le service facturier comprend 9 agents, dont le responsable assure l’animation, l’organisation et le contrôle de l’activité.
1. Assurer le pilotage opérationnel du service facturier
Organiser et superviser l’activité quotidienne du service facturier afin de garantir la continuité du service et le respect des délais réglementaires de paiement ;
Répartir les charges de travail entre les agents, en tenant compte des contraintes de service, des absences et des périodes de forte activité ;
Mettre en œuvre et ajuster l’organisation du télétravail ;
Animer les réunions d’équipe, fixer les priorités et assurer le suivi des actions décidées ;
Assurer un reporting régulier auprès de l’agent comptable et du responsable du pôle dépenses.
2. Mettre en œuvre et sécuriser le contrôle de la dépense
Superviser la prise en charge comptable des dépenses traitées par le service facturier, conformément au décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 ;
Approuver les lots de liquidation issus du SFACT et procéder à leur intégration comptable dans ORION ;
Mettre en œuvre le dispositif de contrôle interne comptable applicable aux dépenses ;
Réaliser des contrôles a posteriori par échantillonnage sur les dépenses prises en charge ;
Assurer la traçabilité des contrôles et formaliser les constats et actions correctrices.
3. Assurer le traitement des factures et la relation avec les acteurs internes et externes
Piloter le suivi de la boîte fonctionnelle du service facturier et organiser les réponses aux sollicitations des fournisseurs ;
Centraliser et analyser les dysfonctionnements signalés par les services prescripteurs et proposer des actions correctrices ;
Télécharger et intégrer les factures issues de Chorus Pro dans l’application ORION ;
Mettre à disposition les pièces comptables nécessaires aux liquidations directes ;
Gérer les suspensions et rejets de factures en lien avec le service facturier et les unités de gestion.
4. Analyser l’activité et produire des outils de pilotage
Élaborer, formaliser et mettre à jour les procédures du service facturier ;
Accompagner les services prescripteurs dans l’appropriation des procédures et vérifier leur correcte application ;
Réaliser des contrôles statistiques exhaustifs sur les pièces en cours de traitement (services faits non certifiés, factures non reçues, avoirs) ;
Produire et diffuser des états mensuels à destination des services prescripteurs ;
Construire, suivre et analyser des indicateurs de performance : délai global de paiement, délai de p